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I passi per ottenere la certificazione ISO 14001

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iso14001

* di Massimo Giambarresi

Volete saperne di più sulle ISO 14001?  Volte comprendere meglio cosa sia un sistema di gestione ambientale, l’analisi ambientale iniziale, la politica della direzione o il concetto di non conformità per la certificazione?

ISO 14001 – Sistema di gestione ambientale

Ci sono alcuni specifici concetti attorno a cui si evolve la norma Iso 14001. Il primo è che la norma non attesta una particolare prestazione, né misura un minimo impatto ritenuto accettabile, piuttosto dimostra che l’azienda certificata ha un sistema di gestione adeguato a tenere sotto controllo le conseguenze sull’ambiente delle proprie attività, e che ne ricerchi sistematicamente il miglioramento in modo coerente, efficace e soprattutto sostenibile. Il rispetto della norma mette la realtà produttiva nelle condizioni di potere fare una politica verde, tenendo in considerazione tutte le variabili a cui un azienda è sottoposta e cioè la tipologia di prodotto, il mercato di riferimento, la situazione aziendale iniziale, gli eventuali costi tecnologici da sostenere e quant’altro direttamente collegato al proprio sito di pertinenza e del processo aziendale. Due organizzazioni che effettuano operazioni similari, ma che presentano differenti prestazioni ambientali, con la considerazione di tutti questi parametri possono entrambe essere conformi ai requisiti della presente norma internazionale.

Il secondo concetto impone, come requisito minimo ed indispensabile per l’ottenimento della certificazione, l’applicazione da parte dell’azienda di tutte le leggi cogenti in campo non solo strettamente ambientale. La Iso 14001 se da un lato prevede, infatti, che fra le aziende possano esserci diversi livelli di gestione e di sensibilità in fase di partenza e di sviluppo dei loro sistemi di gestione, non consente eccezioni legislative.

Il terzo concetto ruota attorno alla quantità prodotta. La norma, cioè, consente che un’azienda possa avere un peggioramento del proprio impatto ambientale misurato, a condizione che tale situazione sia compensata con un aumento dell’attività di produzione e vendita, e che tale aumento di attività sia maggiore rispetto al peggioramento dell’impatto ambientale.

Il quarto ed ultimo concetto prevede che la norma venga certificata da un ente terzo che, in funzione di una metodica anch’essa normata, effettui delle verifiche per comprovare dell’applicazione reale e continua del sistema di gestione dell’azienda nel rispetto della norma ISO 14001, anche attraverso la visione dei documenti del sistema di gestione applicati. La capacità di registrazione da parte di un’azienda, delle attività inerenti al sistema di gestione ambientale è fondamentale per permettere all’ente di avere la prova dell’applicazione di quanto dichiarato dall’azienda nella sua Politica ambientale, il documento riportante la dichiarazione di intenti sugli obiettivi ambientali e verso il loro raggiungimento, nel rispetto della norma Iso 14001.

Il sistema di gestione ambientale

La prima domanda che deve porsi quindi un’azienda che intenda mettersi a norma è: “Che cosa è un Sistema di gestione ambientale?”. Dal testo della Iso 14001 si evince che un Sistema di gestione ambientale è parte del sistema di gestione complessivo di un’organizzazione, utilizzato per sviluppare ed attuare la propria politica ambientale e gestirne gli aspetti relativi. Viene utilizzato da un’azienda per porsi degli obiettivi di carattere ambientale in funzione alla propria attività e alla propria influenza, diretta o indiretta, sull’ambiente.

Gli standard proposti dalla Iso 14001 possono essere utilizzati per la certificazione, per una auto-dichiarazione oppure semplicemente come linea guida per stabilire, attuare e migliorare un sistema di gestione ambientale. In quest’ultimo caso esiste anche la norma Iso 14004 che si limita a riportare i principi e le tecniche di supporto per i Sistemi di gestione ambientale.

La certificazione non è obbligatoria, ma è frutto della scelta volontaria dell’organizzazione che decide di stabilire, attuare, mantenere attivo, nonché di migliorare un proprio Sistema di gestione ambientale e lo applica a quegli aspetti interni sia in grado di tenere sotto controllo e su cui essa eserciti un’influenza.

La Iso 14001 non è una certificazione di prodotto e non stabilisce di per sé alcun criterio specifico di prestazione ambientale. Giunta alla sua seconda revisione, datata 2004, si ispira esplicitamente al modello Pdca, acronimo della formula Plan-Do-Check-Act.

L’Analisi ambientale iniziale, AAI

Tra i primi passi da compiere per ottenere la certificazione c’è la stesura di un documento di Analisi ambientale iniziale (AAI) che è uno studio approfondito del contesto interno ed esterno all’azienda, finalizzato a individuare, comprendere e documentare gli eventuali problemi esistenti, ad esempio, non essere conformi a quanto prescritto dalla legislazione ambientale o provocare effetti negativi sull’ambiente o sulle persone, e, a fronte di ciò, evidenziare le possibilità e le opportunità che ha l’azienda di ridurli o eliminarli, migliorando le proprie prestazioni. L’analisi deve identificare la situazione nelle condizioni operative di normalità, di anomalia ed eccezionalità e le prescrizioni legali e contrattuali a cui l’azienda è sottoposta. Si devono, poi, esaminare le prassi e le procedure di gestione ambientale esistenti, comprese quelle associate alle attività di definizione dei contratti e di approvvigionamento e valutare le situazioni di emergenza e degli incidenti eventualmente verificatisi.

Concettualmente, l’analisi ambientale iniziale è un documento che serve per fare la fotografia dello stato d’essere dell’azienda, stranamente, però non è dichiaratamente previsto all’interno della norma Iso 14001 ma in uno dei suoi allegati (Appendice A). Quindi, in teoria, potrebbe non essere richiesta dall’ente per l’ottenimento della certificazione, ma è di fondamentale importanza per una adeguata misurazione delle valutazioni fatte dall’azienda, è infatti alla base del concetto di consapevolezza aziendale. Proprio per questo gli enti di certificazione possono chiederne l’esistenza o comunque verificare la presenza di una documentazione comparativa.

Durante l’attività di implementazione del sistema gestionale in azienda, la prassi indica che l’analisi AAI possa essere effettuata all’inizio dell’attività di sviluppo. In base all’esperienza accumulata, però, è consigliabile darne stesura solo dopo una serie di comprove e controlli, effettuabili tramite analisi dei processi, del sito, della storia aziendale, e supportati da un adeguato raggiungimento del concetto di consapevolezza da parte degli operatori e delle direzioni aziendali coinvolte. Questo, al fine di evitare errori causati da pregiudizi o convinzioni personali o scarsa conoscenza del proprio sito o della filosofia e contenuti della norma Iso 14001 da cui possono scaturire analisi ambientali assolutamente non in linea con le necessità o veridicità aziendali. Per esplicitare con un esempio l’azienda potrebbe non avere reale contezza di tutta la tipologia di rifiuti dalla stessa prodotti.

Secondo la norma internazionale Iso 14001, un’azienda ha la libertà e la flessibilità di definire i propri confini e può scegliere di applicarla all’intera organizzazione, oppure a singole unità operative. L’azienda deve però definire e documentare il campo di applicazione del proprio sistema di gestione ambientale, allo scopo precipuo di chiarire i confini organizzativi aziendali ai quali si applicherà il sistema di gestione ambientale, specialmente se fa parte di un’organizzazione più ampia. Una volta definito il campo di applicazione, tutte le attività, i prodotti e i servizi dell’azienda che rientrano in tale campo di applicazione devono necessariamente essere inclusi nel sistema di gestione ambientale.

La credibilità del sistema di gestione ambientale dipenderà dalla scelta dei confini organizzativi. L’esclusione di una parte dell’organizzazione aziendale dal campo di applicazione del sistema di gestione ambientale, dovrebbe essere motivata.

La Politica Ambientale

La norma Iso 14001 è composta da quattro capitoli, i primi tre hanno un carattere introduttivo e spiegano le finalità della norma, i principi su cui essa si fonda e le ulteriori norme di riferimento, e i termini utilizzati. Il quarto, invece, contiene i requisiti che un sistema di gestione per l’ambiente deve soddisfare per poter essere certificato da un ente terzo indipendente.

         In questo rientra un altro dei documenti da sviluppare per ottenere la certificazione Iso 14001, la Politica Ambientale, che non è altro che una guida per attuare e migliorare il sistema di gestione di un’azienda in modo da mantenere inalterata e potenzialmente migliorare la propria prestazione ambientale. Deve riflettere l’impegno della direzione al rispetto delle prescrizioni legali applicabili, e delle altre prescrizioni, alla prevenzione dell’inquinamento e al miglioramento continuo. Essa costituisce la base su cui si fissano gli obiettivi e i traguardi ambientali, per questo deve essere chiara e comprensibile, e periodicamente riesaminata e revisionata per tener conto del cambiamento delle condizioni circostanti e delle informazioni disponibili. Il suo campo di applicazione deve essere identificabile e deve riflettere unicamente la natura, le dimensioni e gli impatti ambientali delle attività, dei prodotti e dei servizi che rientrano nel campo di applicazione del sistema di gestione ambientale. La Politica deve essere comunicata a tutte le persone che lavorano per l’organizzazione o per conto di essa, compresi gli appaltatori che lavorano presso le strutture dell’organizzazione. È, in sostanza, l’espressione dei valori e dei principi che guidano l’azienda nel campo della tutela ambientale, individua gli obiettivi che la stessa si pone nel breve e medio periodo.

Tutte le azioni intraprese nell’applicazione del sistema di gestione ambientale, affinché gli sia riconosciuta la  certificazione Iso 14001, devono essere finalizzate all’ottenimento degli obiettivi riportati nella Politica Ambientale.

Il Riesame della Direzione

Un altro documento importante, per un sistema di gestione ambientale, da certificare secondo la norma Iso 14001, è il Riesame della direzione. In questa carta l’azienda riporta tutti i dati oggettivi che ha ricavato durante il monitoraggio delle sue attività, e da cui ricava una valutazione annuale dello stato di applicazione del sistema di gestione ambientale, comprensivo di analisi dei risultati e pianificazioni di nuovi obiettivi. Tale attività deve essere svolta almeno una volta all’anno e prima della verifica dell’ente di certificazione specifico. Il Riesame deve essere sviluppato prendendo in considerazione alcuni elementi in ingresso, dettati dalla norma, da cui deriva l’elaborazione degli elementi in uscita, in cui rientrano tutte le decisioni e le azioni relative a possibili modifiche alla politica ambientale, agli obiettivi e ai traguardi e ad altri elementi del sistema di gestione ambientale, coerentemente con l’impegno al miglioramento continuo.

Il  concetto di Non conformità e la certificazione

Esistono altre attività fondamentali necessarie per ottenere la certificazione Iso 14001 o la sua applicazione. Sono il Rilievo e monitoraggio degli aspetti ambientali dell’azienda; il Monitoraggio e l’applicazione delle prescrizioni legali; la pianificazione ed il monitoraggio degli obiettivi nel medio periodo; il controllo delle operatività nel corso delle attività aziendali; la pianificazione e l’effettuazione delle attività formative; la pianificazione e l’addestramento alle emergenze; le modalità di coinvolgimento dei fornitori; la pianificazione e l’effettuazione delle attività di sorveglianza, chiamate Verifiche ispettive interne e, molto importante, la gestione delle non conformità con loro risoluzione.

 Il concetto di Non conformità è fondamentale per la corretta applicazione della norma Iso 14001, e corrisponde al mancato soddisfacimento di un requisito da parte del sistema di gestione ambientale, ne va analizzata la causa ed eliminati l’effetto e la motivazione. Questa attività viene chiamata Azione correttiva.

Naturalmente le argomentazioni sopra riportate necessiterebbero di maggiore approfondimento che per motivi di spazio si rimandano ad ulteriori letture. Un’azienda che abbia implementato un sistema di gestione per l’ambiente, rispettando i requisiti della norma Iso 14001, può richiedere la certificazione del Sistema di Gestione ambientale, che è l’attestazione da parte di un ente terzo indipendente, detto Organismo di certificazione, che il sistema è conforme ai requisiti della Iso 14001. Tale attestazione è rilasciata a seguito di una verifica effettuata dagli ispettori dell’organismo, che si compone di una verifica documentale, e cioè della presenza dei documenti obbligatori e della loro conformità ai requisiti della norma, e anche di una visita sul campo, che ha l’obiettivo di valutare se, quanto è scritto sulla carta, sia effettivamente operativo. Se la verifica ha avuto esito positivo, l’organismo propone la certificazione dell’azienda e tutte le note raccolte dall’ispettore sono trasmesse all’ente che delibera sulla certificazione. A questo punto l’azienda riceve un vero certificato, e da questo momento avrà la possibilità di utilizzare il logo della certificazione a fini pubblicitari sulla carta intestata, sul proprio sito internet, ecc. Il sistema, sebbene certificato, deve essere ri-verificato almeno una volta l’anno, con visite di sorveglianza, e dopo la seconda volta, deve essere ri-certificato attraverso la visita di ricertificazione.

Riguardo agli aspetti formali, la Iso 14001 ha la stessa struttura di tutte le norme ISO, come l’Iso 9001 che riguarda il sistema di gestione della Qualità aziendale, l’Ohsas 18001 per il sistema di gestione della Salute e della Sicurezza del lavoratore. Tutte queste norme, in ottica di integrazione, ovvero di fusione reciproca, sono costruite per essere «coppie conformi», ovvero hanno la numerazione dei capitoli e dei temi tale da essere confrontabile ed equivalente tra loro. Al termine di tutte le norme ISO sono presenti sempre tabelle di corrispondenza riferite alle norme al momento in essere. Nel febbraio del 2012 sono partiti i lavori della nuova revisione della norma, che dovrebbe essere pubblicata nel 2015.

* Massimo Giambarresi ingegnere, è il responsabile tecnico, nonché fondatore, della società di consulenza G.E.N.I. S.r.l.

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