Ogni azienda ha a che fare con una vasta gamma di documenti di diverse tipologie e gestirli tutti non è affatto facile.
Informazioni che non sono disponibili al posto giusto ed al momento giusto possono costare care!
Specialmente se non si possiede un sistema di gestione elettronica dei documenti, tutto diventa ancora più complicato. Un sistema di gestione elettronica dei documenti non è solo un software, ma un sistema organizzativo, che utilizza un software per dare efficienza interna all’azienda.
Cercare un documento nel grande archivio cartaceo può essere davvero un enorme problema che richiede tempo ed energie. La carta che circola nell’azienda rappresenta uno dei maggiori problemi che danno vita a confusioni ed errori di vario genere che, a lungo andare, compromettono l’efficacia del lavoro.
Nell’era del web e della tecnologia digitale, però, utilizzare ancora i documenti cartacei, come si faceva trent’anni fa, è un errore che può costare caro, in quanto limita lo sviluppo dell’azienda. Che lo si voglia o no, è molto meglio affidarsi alle nuove tecnologie del settore per avere quella marcia in più necessaria all’azienda per crescere. Grazie ai sistemi di gestione documentale è possibile limitare, con il tempo eliminandola completamente, la carta che circola all’interno dell’azienda. Il che è un grande guadagno anche in termini di spazio, ordine e per l’ambiente.
Partnership
Tuttavia, come in ogni settore, per impostare una politica aziendale che sfrutti le tecnologie digitali per la memorizzazione e l’archiviazione dei dati, occorre rivolgere le proprie attenzioni verso delle aziende-partner che possano aiutare a implementare i nuovi sistemi (organizzazione + software) nella PMI. Perché riuscirci da soli, senza possedere le giuste conoscenze e competenze in merito, è pressoché impossibile. Provandoci, poi, si può anche incorrere in numerosi errori e tanti problemi che invece di dare un risultato positivo potrebbero rendere il lavoro ancora più caotico.
Bisogna collaborare, insomma, con dei veri e propri esperti in grado di aiutare l’azienda a migliorare quest’aspetto. Il tutto privilegiando la collaborazione con partner indipendenti, che non siano gli sviluppatori oppure i fornitori del software: in questo modo è possibile garantire alla propria impresa scelte realmente libere ed utili.
Collaborare con un’altra società al fine di migliorare la propria, del resto, è una strategia ampiamente utilizzata dalle più competitive organizzazioni del mondo.
Competenze per la gestione elettronica dei documenti
Per impostare una politica basata sulla digitalizzazione servono le competenze adatte, nonché una formazione specifica nel campo tecnologico.
Inoltre è di fondamentale importanza insegnare al personale dell’azienda da digitalizzare il corretto modo per operare con questo genere di sistema, fornendo loro le capacità giuste per gestire i documenti in maniera ordinata. Perché insieme alle tecnologie aziendali va sviluppato anche il personale. Quest’ultimo forma l’ossatura principale dell’azienda e senza lavorare su di esso non è possibile effettuare il passaggio in modo corretto.
L’impostazione della gestione elettronica dei documenti non richiede tempo ed energie. Basti pensare che è possibile effettuare il passaggio dalla gestione cartacea a quella elettronica anche in meno di 2 settimane. Il tutto senza perdere alcun documento importante e senza spendere troppo capitale. L’investimento si ripaga di sicuro, assicurando al personale aziendale la possibilità di non perdersi più tra le centinaia di raccoglitori che solitamente si trovano in azienda.
Oltre alla velocità, convenienza, ordine e numerosi altri benefici riguardanti il processo della digitalizzazione aziendale, la creazione di un database per la gestione elettronica dei documenti porta anche altri vantaggi. Basti pensare alla possibilità di condividere i documenti non solo con gli altri uffici della stessa azienda, ma anche con altre imprese, simili o non, che operano sul territorio. La possibilità della condivisione dei documenti aiuta a migliorare ad aumentare la competitività aziendale nel settore fornendo alla organizzazione la marcia in più necessaria per abbandonare la zona di grigia della mediocrità.
A tutto questo si aggiunge anche un altro vantaggio molto importante che spesso viene tralasciato: la sicurezza dei documenti. Venendo conservati in formato elettronico è difficile che questi si perdano. Il gestore può sempre farne una copia e salvare i file su supporti sicuri. I documenti che vengono salvati in maniera elettronica non possono venire rubati facilmente, in quanto possono venire protetti da numerosi sistemi di difesa, come le password.
Quindi una moderna gestione documentale è alla portata di tutti, basta avere il coraggio e la determinazione di innovare per competere.
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