Le attività d’ufficio, come quelle produttive, sono piene dei sette sprechi del Lean Thinking. Per scovarli facilmente, mettete sempre al centro cosa crei valore per il cliente.
Come riconoscere gli sprechi tra le riunioni interminabili, le lunghe email in copia conoscenza a tutti, nel cercare un dato che non si trova, nei dibattiti sull’ultima giornata di campionato, nell’attesa di risposte da altri o nel continuo spezzettamento delle attività?
La risposta è che è difficile. La difficoltà deriva dall’apparente piccolo costo di ogni singolo spreco che porta, troppo spesso, a sottovalutarlo. Ma gli sprechi nelle attività d’ufficio hanno uno straordinario fattore moltiplicativo, infatti:
a) un piccolo spreco individuale, diffuso tra tanti, diventa un grande spreco per l’organizzazione;
b) in genere non si tratta di comportamenti occasionali, ma di sprechi endemici che si ripetono 12 mesi l’anno;
c) negli uffici c’è una maggiore distanza dal cliente finale e quindi si tende all’autoreferenzialità.
In altri articoli ho già condiviso le esperienze del Lean Thinking, in generale, e sulla lotta agli sprechi, in particolare. La metodologia da applicare negli uffici è la stessa.
Taichi Ohno ha illustrato i sette sprechi nella produzione, vediamo come si ritrovano anche negli uffici.
1) Processi ridondanti – Questo è probabilmente il principe degli sprechi negli uffici. Eccessive personalizzazioni, spezzettamento del processo, mancanza di metodi standardizzati, condivisi ed applicati costantemente, porta troppo spesso a ricominciare ogni volta da zero con tempi di produzione sempre troppo alti per il valore che si crea. Ma in questa categoria di sprechi rientrano anche le continue iterazioni tra persone che porta ad costante ed insopportabile stop & go. Si comincia una attività, la si abbandona per cominciarne una altra e così via. Gli esseri umani, al pari delle macchine, sono soggetti al problema del setup, quando passano da una attività intellettuale all’altra. E’ stato dimostrato che, nell’attività d’ufficio, l’essere umano perde dal 40 al 60% della sua efficienza grazie al potere delle interruzioni e all’effetto devastante del multitasking.
Ormai nelle nostre giornate lavorative passiamo da una interruzione all’altra piuttosto che da un lavoro all’altro!
2) Sovrapproduzione – Negli uffici si riscontra attraverso la creazione di dati e informazioni non necessarie. I Dati sono spinti in avanti nel flusso e non tirati dal cliente a valle. Quante volte abbiamo rifatto caricamenti dati, report ed elaborazioni che poi non ha usato nessuno?
3) Scorte – Ovviamente non ci si riferisce negli uffici alle scorte di cancelleria che, pur essendo un potenziale spreco, non hanno la ricaduta sull’organizzazione che hanno la mancanza di controllo sugli aggiornamenti, con la ricaduta di avere sempre informazioni obsolete. Ma anche l’eccesso di informazioni è uno spreco di scorte come la realizzazione continua di ricerche di dati troppo complicate.
4) Trasporto – In questo ambito si spazia tra gli sprechi da trasporto fisico (in certi uffici le pratiche “viaggiano” per il 75% del tempo del processo) ma anche logico. Incompatibilità di informazioni e di software, errori di comunicazione, problemi di sicurezza informatica.
5) Movimentazione inutile – Anche qui, oltre all’ovvio ping pong tra uffici, dobbiamo considerare la mancanza di accesso diretto alle informazioni che richiede l’intermediazione di altri, come anche la continua riformattazione dei documenti.
6) Attese – Qui, siamo di fronte ad uno dei più frequenti sprechi. Negli uffici si è sempre in attesa che accada qualcosa ad opera di altri! L’attesa di venta un alibi per dire “il mio lavoro lo vorrei fare, ma non dipende da me”. La deresponsabilizzazione è una delle principali cause di questo spreco.
7) Difettosità – La fretta, mancanza di revisioni, test, veri controlli (tanto poi controlla il collega a valle, o il capo) porta ad errori ed imprecisioni che compromettono la qualità per il cliente e moltiplicano i costi interni per la realizzazione del processo.
L’ottavo spreco.
Lo spreco numero otto merita una evidenza particolare, perché la mancata valorizzazione della creatività delle persone, lo stress senza valore aggiunto, la mancanza di benessere organizzativo portano le persone a non riuscire a dare il meglio di se stessi.
La complessità della situazione attuale richiede una continua lotta agli sprechi e una reale valorizzazione del più importante giacimento di energia di una organizzazione: le persone.
