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Ricette d’impresa: come gestire in maniera efficace le riunioni

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ricettedimpreseLe riunioni sono il flagello della società occidentale. Non l’unico, d’accordo. Ma ci fanno perdere un sacco di tempo.
(B. Severgnini)

Se è vero che non si può vivere senza riunioni, è altrettanto vero che gran parte delle riunioni cui si partecipa non sono gestite efficacemente diventando un inutile spreco di tempo.
Considerate indispensabili strumenti aziendali, in realtà costituiscono uno dei momenti meno amati all’interno delle organizzazioni lavorative, accomunando tutti i livelli, da quello più basso al top manager.
Nonostante questo, la riunione costituisce  una fase importante di confronto, e, se svolta secondo determinati criteri, può costituire uno step fondamentale nella crescita di una realtà imprenditoriale.
L’importante quindi non è solo incontrarsi, ma anche come lo si fa!

Quali sono, allora, i passi fondamentali per realizzare efficacemente una riunione aziendale, e permettere a tutti di dare contributi positivi e aumentarne l’utilità?
Si parte da qui: Organizzazione e Comunicazione.
Queste le due parole chiave per rendere utili e produttive le riunioni di lavoro.

riunioneI. Organizzazione
Ogni incontro deve essere programmato nei minimi dettagli e correttamente gestito, è necessario dunque:

  1. Stabilire l’agenda della riunione e condividerla con tutti i partecipanti
  2. Fissare gli orari di inizio e fine
  3. Utilizzare gli strumenti informatici più idonei
  4. Gestire efficacemente i tempi
  5. Redigere e condividere il verbale della riunione

II. Comunicazione
La comunicazione è alla base della produttività e del raggiungimento degli obiettivi.  La comunicazione tra i partecipanti è fondamentale, ma solo se i compiti sono ben ripartiti e ognuno conosce al meglio la sua funzione nel gruppo sarà potenziata la capacità di lavorare insieme e raggiungere l’obiettivo prefissato.

Un ruolo fondamentale è svolto dalla presenza di una leadership chiara e definita, capace di gestire eventuali conflitti e di evitare perdita del Focus ed esiti poco chiari. L’empatia e il dialogo in questi casi sono fondamentali. Chi conduce la riunione deve essere in grado di mettere a proprio agio i partecipanti e soprattutto farli parlare, sennò non sarà un dialogo ma un inutile monologo. La capacità di un buon leader si vede proprio in questi casi: tutti devono esprimere il proprio punto di vista e dare il loro contributo all’incontro. La partecipazione attiva del gruppo e l’ascolto reciproco sono i fattori di successo di una riunione aziendale.

E’ importante dunque:

  1. Possedere capacità di sintesi
  2. Mettere in pratica una comunicazione efficace
  3. Esercitare l’ascolto attivo per guadagnare in produttività
  4. Prendere decisioni veloci e accordi precisi.

Questi gli ingredienti fondamentali per cominciare a rendere le riunioni come dovrebbero essere – interattive, efficaci e meglio organizzate – e non passive, noiose e confuse come spesso sono.

Libro consigliato: “Morto di riunioni. Racconto per risolvere uno dei più penosi problemi del lavoro” dPatrick Lencioni edito da Etas, 2006.

Patrick Lencioni affronta con umorismo e senso pratico il problema e indica soluzioni intelligenti e originali per rendere le riunioni uno strumento di lavoro fruttuoso. E lo fa con un breve e coinvolgente romanzo di business – la storia di Casey McDaniel e di come si sia trovato ad affrontare “la Riunione” per eccellenza, che avrebbe deciso del suo futuro professionale – e la descrizione della metodologia utilizzata nel racconto, spiegando con chiarezza come far diventare ogni meeting un’esperienza produttiva e soddisfacente.

contattaciora1O consulta il nostro catalogo corsi: http://www.soluzionidimpresa.it/product/gestione-efficace-delle-riunioni/

Giuseppina Lisuzzo

About Giuseppina Lisuzzo

Giuseppina Lisuzzo ha scritto 6 articoli in questo sito.

Sono laureata in Filosofia e questo mi aiuta ad accumulare esperienze sempre diverse. Ho maturato un’esperienza ventennale nella gestione, coordinamento, monitoraggio, valutazione e progettazione di attività formative e non formative connesse alla realizzazione di progetti integrati. Ho ricoperto incarichi, negli ambiti professionali di cui sopra, per Mathesis scrl, SDI Soluzioni d’Impresa, Sistemi Formativi Confindustria, Scuola Internazionale di Alta Formazione di Volterra, Sistemi Formativi Confindustria Sicilia, Dipartimento Famiglia e Dipartimento Formazione e Istruzione dei rispettivi Assessorati della Regione Sicilia. Per i Clienti SDI, collaboro alla realizzazione di Piani formativi finanziati dai Fondi Interprofessionali e dall’UE, con particolare specializzazione sui conti formazione aziendali.

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Giuseppina Lisuzzo
Sono laureata in Filosofia e questo mi aiuta ad accumulare esperienze sempre diverse. Ho maturato un’esperienza ventennale nella gestione, coordinamento, monitoraggio, valutazione e progettazione di attività formative e non formative connesse alla realizzazione di progetti integrati. Ho ricoperto incarichi, negli ambiti professionali di cui sopra, per Mathesis scrl, SDI Soluzioni d’Impresa, Sistemi Formativi Confindustria, Scuola Internazionale di Alta Formazione di Volterra, Sistemi Formativi Confindustria Sicilia, Dipartimento Famiglia e Dipartimento Formazione e Istruzione dei rispettivi Assessorati della Regione Sicilia. Per i Clienti SDI, collaboro alla realizzazione di Piani formativi finanziati dai Fondi Interprofessionali e dall’UE, con particolare specializzazione sui conti formazione aziendali.