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Gestione documentale: prima viene le revisione organizzativa

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La corretta gestione documentale, una tematica centrale per le imprese di qualsiasi dimensione.

Una valida gestione documentale è oggi più che mai un fattore chiave di successo per un’impresa, che da essa può trarre notevoli benefici, come una lavorazione più rapida delle pratiche e delle commesse, una gestione amministrativa più efficiente, modalità di comunicazione interne più snelle, velocizzazione del ciclo ordine-consegna ed una significativa facilitazione nell’espletamento degli adempimenti fiscali, legali e burocratici. Insomma, trovare l’informazione giusta al momento giusto è un risparmio di tempo e denaro a dir poco vitale.

D’altronde una recente survey di Mckinsey ha evidenziato che, per due terzi dei manager intervistati, la sfida della digitalizzazione e della gestione ottimale dei documenti aziendali è cruciale per il futuro delle compagnie di qualsiasi dimensione, e passa attraverso nuovi, significativi, in talune circostanze rivoluzionari, cambiamenti dell’organizzazione aziendale.

La revisione organizzativa, il primo passo per conseguire obiettivi sfidanti come una appropriata gestione documentale

Sembra chiaro che una gestione documentale efficace necessiti innanzitutto di un cambio, talvolta radicale, nei processi organizzativi e nelle procedure interne di svolgimento del lavoro, per essere portata avanti con continuità e convinzione. Di seguito, andiamo a fornire una panoramica più dettagliata di cosa è essenziale rivedere o correggere nell’organizzazione aziendale per ottenere risultati ottimali.

  • Governo centrale e sistema integrato di controllo dei processi aziendali. I manager devono poter misurare, prevedere e controllare le diverse fasi dei processi interni dell’azienda. Allo stesso tempo, per risultare efficace, la gerarchia dell’organizzazione deve risultare ben definita ma non eccessivamente rigida e verticale, valorizzando adeguatamente la collaborazione orizzontale, nonché una diffusa condivisione dell’informazione e l’adattabilità.
  • Adottare sistemi efficaci di valutazione, come la balanced scorecard, “scheda di valutazione bilanciata”, che fornisce al Management le linee direttrici per implementare la strategia all’interno dell’organizzazione, misurare le performance e facilitare l’acquisizione “di vantaggi competitivi sostenibili nel tempo”.

Un profondo rinnovamento organizzativo unito ad un generale cambiamento di mentalità può non essere così facile da attuare, almeno nel breve-medio periodo. In ogni caso si può pensare di investire nei servizi di consulenza avanzati e della competenza di esperti del settore, per beneficiare di cambiamenti ragguardevoli in tempi ragionevoli. Un investimento che viene quasi sempre largamente ricambiato in termini di competitività.

Formazione e sviluppo continuo di nuove competenze, elementi essenziali per una eccellente revisione organizzativa

I venti della globalizzazione, un mercato sempre più flessibile e volatile, una crescente competitività sia sui costi che sulla qualità dei prodotti e dei servizi, deve spingere ad un marcato rinnovamento e ad una ottimizzazione dei processi aziendali. Per le PMI, che costituiscono la spina dorsale del comparto produttivo nazionale, il fattore dimensionale non può essere un alibi valido per rimandare alcuni investimenti irrinunciabili in aree cruciali, come formazione e sviluppo continuo di competenze.

La formazione sta assumendo un ruolo sempre più centrale nelle imprese di tutti i settori, ma in particolare in quelle che operano in ambiti più sensibili all’innovazione tecnologica, per far fronte a cambiamenti che si susseguono a ritmo incalzante. Dipendenti competenti, aggiornati, con un solido bagaglio di hard e soft skills costituiscono un valore aggiunto preziosissimo per qualsiasi compagnia.

Non è un caso se proprio sulla formazione si sono indirizzati cospicui fondi  pubblici: da Horizon 2020 ai vari PO FSE e, soprattutto, i fondi interprofessionali.

In tutte queste aree SDI ha una grande esperienza.

Si tratta di un’eccellente opportunità per le imprese che intendono fare della formazione un cavallo di battaglia. Tuttavia i bandi sono complessi e la concorrenza agguerrita, e talvolta affidarsi a società di consulenza esperte in materia può essere una buona idea per beneficiare di ingenti finanziamenti, anche a fondo perduto.

Le imprese più moderne, focalizzate su ricerca e sviluppo capaci di lanciare costantemente sul mercato una gamma di prodotti innovativi e iper-competitivi, si stanno sviluppando come delle vere e proprie learning organization.

Al fine di incentivare la nascita e l’apprendimento di nuove competenze promuovete la comunicazione e la collaborazione, in modo che ognuno sia coinvolto nell’identificazione e nella risoluzione dei problemi, permettendo al personale della vostra azienda di sperimentare, migliorare ed incrementare di continuo le proprie capacità.

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Massimo Plescia

About Massimo Plescia

Massimo Plescia ha scritto 111 articoli in questo sito.

Ho fondato SDI Soluzioni d'Impresa srl nel 1991 e da allora ne sono l'Amministratore. Ho un’esperienza ultra ventennale nella gestione avanzata delle imprese e nella consulenza direzionale. Ha ricoperto ruoli di responsabilità e rappresentanza in importanti associazioni imprenditoriali ed istituzioni culturali, anche nazionali. Per i Clienti SDI, oltre al coordinamento generale delle attività, mi occupo dello sviluppo nuovi prodotti formativi, con particolare riguardo alle aree del Lean Management ed Internazionalizzazione. Per i clienti SDI cura le aree lean management e internazionalizzazione.