di Roberto Braj*

Hai mai dovuto comunicare un cambiamento dei turni e delle attività in modo tempestivo ed immediatamente visibile ai tuoi dipendenti? Vuoi risparmiare tempo nel conteggio delle presenze e delle assenze ed avere un quadro immediato del loro impatto sulla gestione aziendale?

Ti sarà sicuramente di aiuto uno strumento di gestione digitale del personale e dell’organizzazione del lavoro, per i turni, le presenze, le assenze e le ferie.

Uno strumento digitale per l’organizzazione del lavoro e per la gestione delle assenze del personale, permette di automatizzare tutta una serie di pratiche fondamentali nella vita dell’azienda, che possono anche essere fondamentali e fare la differenza in campo di produttività e costi digestione.

Risparmiare tempo e gestire meglio i costi grazie al registro digitale

Sul mercato sono presenti diversi software che offrono questo genere di servizi, che pur variando nei dettagli  e nelle specificità, tendono a fornire tutta una serie di funzioni di base.

Questi strumenti spesso si basano sulla tecnologia cloud, connettendo tra loro i diversi dispositivi (computer, tablet, smartphone) in azienda e in possesso del personale.

Una delle funzioni di base offerte, è ad esempio quella della timbratura, effettuabile tramite badge personalizzato, oppure tramite cellulare, in entrambi i casi con tecnologia contact-less.

Lo strumento identificativo viene posto accanto al device di rilevazione, comunicando ed archiviando immediatamente nel software l’identificativo del dipendente e l’orario di timbratura, semplificando così la raccolta dei dati.

I vantaggi per l’azienda sono evidenti, perché oltre a risparmiare molto tempo per la raccolta e la gestione di dei dati di timbratura, il software ne aumenta anche la precisione e l’utilità per l’azienda.

Infatti i dati possono essere immediatamente convertiti in grafici utili per un efficace controllo di gestione, sui ritardi e sull’assenteismo.

I vantaggi non finiscono qui, molti software forniscono anche opzioni aggiuntive, come la possibilità di segnalare su schermo le attività della giornata e le notifiche per i dipendenti al momento della timbratura, al fine di semplificare le attività.

Programmare le attività in modo dinamico

Alle volte, le attività lavorative richiedono una programmazione specifica e complessa, ad esempio per la gestione di progetti in team, di servizi ai clienti o di attività produttive strutturate.

In questi casi,  una risorsa vincente può essere l’utilizzo di un “timesheet”, ovvero un foglio, in questo caso digitale, di pianificazione oraria delle specifiche attività, per fasi, progressi e pause.

Prima dell’avvento degli strumenti digitali, il costo in tempo e denaro dei timesheets poteva risultare superiore ai vantaggi per la necessità di uno staff dedicato, la rigidità nel rispondere a cambiamenti di programma improvvisi e il consumo di tempo per la successiva analisi.

Digitalizzare i timesheets, abbatte i costi e mantiene e potenzia i vantaggi dello strumento, tra cui, la possibilità di una gestione centralizzata e rapida da parte delle programmazioni che potrà essere adattata anche ai più repentini cambiamenti di programma.

Inoltre, I timesheets digitali sono comunicabili e accessibili ai dipendenti tramite smartphone, permettendo uno scambio di informazioni riguardanti le attività lavorative, sia in senso verticale che orizzontale.

Ciò risulta importantissimo ad esempio nella gestione dei task o degli ordini, permettendo di monitorare con estrema precisione l’avanzamento dei processi.

Analizzare immediatamente l’efficienza dei processi

Il timesheet digitale permette di monitorare i periodi di arresto parziale o totale delle attività, ad esempio a causa di ferie, assenze, malattia, frequenza di corsi di formazione, etc, così da permettere una più efficace gestione dei costi di processo.

Quindi, avere un timesheet significa anche disporre successivamente di un  consuntivo utile ad avere un quadro chiaro di quali siano le performance aziendali rispetto alle varie attività lavorative, entrando nel dettaglio delle ore effettivamente lavorate e valutando ad esempio se il personale assegnato abbia le competenze adeguate o meno.

La digitalizzazione dei timesheets consente un elaborazione immediata dei dati, allo scopo di produrre report utili sulle ore lavorate effettive, sulla performance, sulla produttività, e su altre importanti informazioni, convertendo immediatamente i dati nel software in grafici e tabelle.

Costi sotto controllo: Straordinari, Assenze, Ferie

Un altro importante aspetto dell’organizzazione delle attività lavorative riguarda anche la  gestione di ferie ed assenze.

Queste pratiche possono essere digitalizzate e rese più veloci ed efficienti anche grazie alla possibilità di interfacciarle con gli strumenti di gestione digitale HR e con i dispositivi mobile dei dipendenti.

I lavoratori infatti potranno sempre consultare il loro piano ferie ed anche gestirlo direttamente aggiornando lo staff in tempo reale sulle eventuali richieste.

Stessa cosa si potrà fare per richieste e comunicazioni riguardanti permessi, malattia, donazione sangue, ed altri motivi di giustificata assenza, ma anche per la gestione degli straordinari.

Alcune app offrono anche strumenti per una gestione smart delle assenze, ad esempio per mezzo della “borsa turni” con cui i dipendenti potranno fare richiesta per un scambio dei turni di lavoro.

Il vantaggio più grande per le imprese è anche quello di poter disporre di report immediati ed automatizzati, sia generali che specifici, sulle ore produttive perse o guadagnate, sull’impatto di assenze e straordinari sul costo del lavoro, individuando facilmente eventuali anomali e tendenze statistiche.

In conclusione, il digitale rende accessibile ed immediata la gestione di questi dati chiave per il successo o meno di un’azienda.

* Laurea in Scienze Filosofiche e Master di II livello in “Gestione e Sviluppo delle Risorse Umane” presso l’Università degli Studi di Palermo. Esperto di rapporti sistemici tra le persone. Il “Lavoro” è senza dubbio uno dei rapporti più importanti e significativi della vita umana e per questa ragione ha fatto del mondo HR un’area di sviluppo personale e professionale. In SDI si occupa di dello studio dei sistemi digitali a supporto dei processi HR e della customer satisfaction dei clienti.