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Gestione documentale: prima viene le revisione organizzativa

La corretta gestione documentale, una tematica centrale per le imprese di qualsiasi dimensione.

Una valida gestione documentale è oggi più che mai un fattore chiave di successo per un’impresa, che da essa può trarre notevoli benefici, come una lavorazione più rapida delle pratiche e delle commesse, una gestione amministrativa più efficiente, modalità di comunicazione interne più snelle, velocizzazione del ciclo ordine-consegna ed una significativa facilitazione nell’espletamento degli adempimenti fiscali, legali e burocratici. Insomma, trovare l’informazione giusta al momento giusto è un risparmio di tempo e denaro a dir poco vitale.

D’altronde una recente survey di Mckinsey ha evidenziato che, per due terzi dei manager intervistati, la sfida della digitalizzazione e della gestione ottimale dei documenti aziendali è cruciale per il futuro delle compagnie di qualsiasi dimensione, e passa attraverso nuovi, significativi, in talune circostanze rivoluzionari, cambiamenti dell’organizzazione aziendale.

La revisione organizzativa, il primo passo per conseguire obiettivi sfidanti come una appropriata gestione documentale

Sembra chiaro che una gestione documentale efficace necessiti innanzitutto di un cambio, talvolta radicale, nei processi organizzativi e nelle procedure interne di svolgimento del lavoro, per essere portata avanti con continuità e convinzione. Di seguito, andiamo a fornire una panoramica più dettagliata di cosa è essenziale rivedere o correggere nell’organizzazione aziendale per ottenere risultati ottimali.

  • Governo centrale e sistema integrato di controllo dei processi aziendali. I manager devono poter misurare, prevedere e controllare le diverse fasi dei processi interni dell’azienda. Allo stesso tempo, per risultare efficace, la gerarchia dell’organizzazione deve risultare ben definita ma non eccessivamente rigida e verticale, valorizzando adeguatamente la collaborazione orizzontale, nonché una diffusa condivisione dell’informazione e l’adattabilità.
  • Adottare sistemi efficaci di valutazione, come la balanced scorecard, “scheda di valutazione bilanciata”, che fornisce al Management le linee direttrici per implementare la strategia all’interno dell’organizzazione, misurare le performance e facilitare l’acquisizione “di vantaggi competitivi sostenibili nel tempo”.

Un profondo rinnovamento organizzativo unito ad un generale cambiamento di mentalità può non essere così facile da attuare, almeno nel breve-medio periodo. In ogni caso si può pensare di investire nei servizi di consulenza avanzati e della competenza di esperti del settore, per beneficiare di cambiamenti ragguardevoli in tempi ragionevoli. Un investimento che viene quasi sempre largamente ricambiato in termini di competitività.

Formazione e sviluppo continuo di nuove competenze, elementi essenziali per una eccellente revisione organizzativa

I venti della globalizzazione, un mercato sempre più flessibile e volatile, una crescente competitività sia sui costi che sulla qualità dei prodotti e dei servizi, deve spingere ad un marcato rinnovamento e ad una ottimizzazione dei processi aziendali. Per le PMI, che costituiscono la spina dorsale del comparto produttivo nazionale, il fattore dimensionale non può essere un alibi valido per rimandare alcuni investimenti irrinunciabili in aree cruciali, come formazione e sviluppo continuo di competenze.

La formazione sta assumendo un ruolo sempre più centrale nelle imprese di tutti i settori, ma in particolare in quelle che operano in ambiti più sensibili all’innovazione tecnologica, per far fronte a cambiamenti che si susseguono a ritmo incalzante. Dipendenti competenti, aggiornati, con un solido bagaglio di hard e soft skills costituiscono un valore aggiunto preziosissimo per qualsiasi compagnia.

Non è un caso se proprio sulla formazione si sono indirizzati cospicui fondi  pubblici: da Horizon 2020 ai vari PO FSE e, soprattutto, i fondi interprofessionali.

In tutte queste aree SDI ha una grande esperienza.

Si tratta di un’eccellente opportunità per le imprese che intendono fare della formazione un cavallo di battaglia. Tuttavia i bandi sono complessi e la concorrenza agguerrita, e talvolta affidarsi a società di consulenza esperte in materia può essere una buona idea per beneficiare di ingenti finanziamenti, anche a fondo perduto.

Le imprese più moderne, focalizzate su ricerca e sviluppo capaci di lanciare costantemente sul mercato una gamma di prodotti innovativi e iper-competitivi, si stanno sviluppando come delle vere e proprie learning organization.

Al fine di incentivare la nascita e l’apprendimento di nuove competenze promuovete la comunicazione e la collaborazione, in modo che ognuno sia coinvolto nell’identificazione e nella risoluzione dei problemi, permettendo al personale della vostra azienda di sperimentare, migliorare ed incrementare di continuo le proprie capacità.

Non siete soli:

Presentare l’azienda in tre minuti per saper vendere meglio

6In ambiente anglosassone una presentazione sintetica ed efficace di una azienda viene chiamato elevator pitch

In cosa consiste un elevator pitch

Siete imprenditori e dovete convincere un cliente o un investitore a puntare su di voi?  Questa dinamica vi sarà capitata tante volte, e altrettante vi sarete chiesti come fare per non risultare né boriosi né sfiduciati nelle proprie capacità.
Essere imprenditore significa una miriade di cose, tra le quali figura sicuramente una propensione alla comunicazione efficace. L’imprenditoria basa una buona parte del suo successo sulle strategie comunicative brevi ed efficaci: una di queste è l’elevator pitch. Letteralmente questa definizione significa ‘tono da ascensore’, e consiste precisamente nel fare all’interlocutore un discorso brevissimo e saliente come se lo si facesse nel tempo che un ascensore impiega a raggiungere il piano desiderato.

Nei manuali di comunicazione d’impresa l’elevator pitch ha una scadenza di cinque minuti, ma si può vendere al meglio la propria azienda anche in tre minuti: in quella manciata di secondi dovete essere in grado di presentare la vostra azienda a un possibile partner capitato casualmente in ascensore con voi!!
Bando, quindi, a giri di parole inutili o a metafore: bisogna far valere i punti chiave del proprio progetto, presentarne sinteticamente gli scopi e le oggettive possibilità di guadagno e lasciar cadere un accenno ai rischi che si corrono per risultare obiettivi e lucidi. L’elevator pitch serve per colpire gli altri anche con scarne informazioni sul vostro conto: ciò che conta è quali informazioni si rivelano e l’uso del carisma che si fa nel rivelarle. Questi sono, principalmente, i segreti del successo di questa modalità di comunicazione.

Su quali dettagli fare leva se si vuole creare un elevator pitch intelligente e di successo

Se si vuole costruire un elevator pitch di successo bisogna fissarne innanzitutto le basi. I primi 15 secondi di discorso sono importantissimi: la prima impressione è quella che consente di rimanere più o meno impressi a un investitore. Quando si costruisce un elevator pitch è importante che questo abstract ‘pubblicitario’ corrisponda alla verità dello status aziendale di quel momento. Per questo, se l’azienda si evolve bisogna modificare anche la propria presentazione: la staticità e la mancanza di tensione verso il rinnovamento danneggiano le possibilità di successo.

Bisogna ricordare che l’interlocutore in mezza giornata avrà forse 10 incontri come il vostro. E’ necessario farsi capire e distinguere, per farsi ricordare.
Per il miglior elevator pitch che si possa creare è importante iniziare con un impatto emozionale ma anche oggettivo: la prima cosa da fare è presentare sé stessi (senza lodarsi indiscriminatamente) e mostrarsi all’altezza di una realtà imprenditoriale.
Bisogna anche essere pronti a rispondere alle domande. Chi che viene colpito da una presentazione può non essere un ascoltatore inerte: può succedere che venga incuriosito da un particolare e voglia approfondirlo. A quel punto non bisogna procedere finendo di recitare la presentazione a memoria, ma essere flessibili e in grado di virare il discorso su ciò che interessa l’investitore.
Per vendere la propria azienda in 3 minuti con un elevator pitch di successo è importante anche essere degli acuti osservatori: guardare la tipologia di persona che si ha davanti e modellare il discorso sulle corde dei suoi interessi è una strategia vincente per entrare in empatia e convincere anche l’interlocutore più duro.

Incontri B2B internazionali: come usare la tecnica dell’elevator pitch

Negli incontri B2B la strategia comunicativa dell’elevator pitch è una delle carte fondamentali. I meeting di business con esponenti di altre aziende (che si differenziano dal business B2C, ossia diretto al retail e alla vendita al dettaglio nei confronti del consumatore) devono mettere la vostra azienda nella miglior luce possibile. I vostri interlocutori potrebbero essere futuri clienti molto corposi da acquisire, o società che mettono a disposizione capitali per ampliare il proprio business.
Nei confronti di questi soggetti è importante impostare una comunicazione breve, sintetica e obiettiva. Innanzitutto l’elevator pitch non deve dare tutte le informazioni, ma solo quelle giuste e importanti. Non deve, insomma, essere un punto di partenza, ma un punto di arrivo.
In secondo luogo, la parte di tempo in cui parla una sola persona (in questo caso voi) non deve essere più lunga di 20 secondi. Dopo questo inizio, è bene fare una pausa ad effetto di almeno 5 secondi per indurre l’interlocutore a porre una domanda. A quel punto si mette l’interlocutore nella posizione di scoprire le proprie carte, perché nel porre la domanda si capiscono le sue intenzioni. Per chi presenta la propria azienda questa è un’ottima strategia per far virare la conversazione dell’incontro B2B verso gli interessi dell’altro.
C’è un altro dettaglio molto importante da tenere a mente quando si fa un discorso di questo stile a un esponente di un’altra azienda: mai e poi mai pretendere di concludere la trattativa nel corso dell’elevator pitch. Queste mini presentazioni hanno il solo scopo di incuriosire e mostrarsi, ma non sono mai risolutive: le trattative vanno condotte con calma affinché abbiano successo.

 

Se vuoi costruire un elevator pitch efficace per la tua azienda,

Startup verso quota 9mila

Online il rapporto trimestrale sui trend demografici e le performance economiche delle startup innovative italiane

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Fonte: http://www.mise.gov.it/index.php/it/198-notizie-stampa/2038193-startup-verso-quota-9mila

Rilancio aree di crisi industriale

Presto al via le domande per quattro aree in Campania, Liguria, Umbria e Veneto

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Fonte: http://www.mise.gov.it/index.php/it/198-notizie-stampa/2038189-rilancio-aree-di-crisi-industriale

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