* di Roberto Braj

Siete stanchi di dover di dover aspettare ogni volta l’invio di macchinosi fogli excel, o peggio, di materiale cartaceo?

L’uso di un software di gestione HR ha una serie di vantaggi che potrebbero risolvere il vostri problemi

Le opportunità, le funzioni e gli strumenti offerti dalla digitalizzazione della gestione HR, ruotano intorno ad un elemento cardine: la connettività di tutte le funzioni di gestione e sviluppo delle nostre risorse aziendali.

In effetti, che si parli di pianificazione dei turni, di programmazione di sessioni formative, di report analitici, di portali aziendali, il grande vantaggio della digitalizzazione di queste funzioni è dato soprattutto dalla possibilità di poter esaminare e gestire da ogni luogo tutte queste informazioni ed esigenze, con una banca dati sempre aggiornata in tempo reale ed accessibile ovunque.

Strumenti classici di digitalizzazione

Nella gestione delle risorse umane la montagna di informazioni riguardanti i propri collaboratori può rivelarsi alle volte opprimente da consultare ed ingombrante da archiviare. Ciò significa uno spreco di tempo e spazio che potrebbe essere meglio utilizzato.

Gli strumenti di gestione digitale HR rispondono a queste esigenze, con diverse formule: ad esempio con banca dati e software basato su data server aziendali.

In questo caso archivi, documenti, reti intranet, e altri strumenti digitali, sono gestiti dall’azienda in sede, e almeno in buona parte in autonomia.

Questo significa anche doversi occupare della manutenzione dei server, dedicargli uno spazio di allocazione, ottenere degli applicativi software da usare e gestire ed ottimizzare il collegamento con i vari dispositivi aziendali.

Quindi, per quanto l’opzione di avere dei data server aziendali consenta di gestire internamente buona parte del processo di digitalizzazione, essa richiede anche un investimento in strumenti, spazi e competenze specifiche, con personale dedicato ai servizi IT (Information and Technology).

Scopri come non perdere tempo per utilizzare al meglio la montagna di informazioni riguardanti i tuoi collaboratori

I vantaggi del Cloud

Entriamo ora nello specifico ed iniziamo a parlare di “Cloud”, cosa intendiamo di preciso con questo termine e quali sono i vantaggi?

Il “Cloud” non è altro che il passo successivo alla semplice digitalizzazione dei dati, perché ne consente la piena e completa condivisione tra dispositivi connessi online, con accesso tramite credenziali, e investimento solitamente contenuto e soprattutto semplice.

L’obiettivo primario della digitalizzazione è consentire la facilità di consultazione e trasferimento delle informazioni, ma nell’era digitale questo non può essere soltanto un lusso dedicato alle aziende più strutturate.

Per questa ragione oggi sul mercato esistono molte aziende che offrono dei servizi in cloud, rendendo disponibile alle aziende l’accesso online ai propri server, garantendone per manutenzione, sicurezza e connettività con i dispositivi aziendali.

Ciò significa che le informazioni inserite all’interno del software verranno archiviate in cloud nel server online del fornitore del servizio, permettendo all’azienda un risparmio in termini di spazio, di risorse fisiche di archiviazione digitale e di formazione per specifiche competenze informatiche.

Infatti, I servizi cloud non offrono soltanto l’archiviazione dei dati ma anche dei software predefiniti con un’interfaccia accessibile anche ad utenti privi di competenze informatiche avanzate, quindi non servirà assumere specifiche professionalità IT, perché le varie funzioni (turni, formazione, report, assenze, bilancio, pagamenti, etc.) potranno essere gestite tranquillamente dai dipendenti già in forza.

In Soluzioni d’Impresa abbiamo maturato molte competenze su come aiutare le aziende ad utilizzare soluzioni cloud per il lavoro di gruppo, lo smart working e la gestione del personale.

Opzioni del servizio

Per ottenere questo servizio solitamente viene pagato un abbonamento mensile, ma esistono anche pacchetti di risparmio con offerte annuali.

Inoltre, non è detto che ad un’azienda necessiti tutte le funzioni offerte dal servizio e dunque si potrà risparmiare acquistando soltanto quei moduli utili per il proprio business.

Ad esempio, potremmo avere necessità di uno strumento digitale per la pianificazione dei turni ma non di uno per la gestione delle note spese, e quindi decidere di acquistare solo il primo strumento offerto ma non il secondo, in caso integrandolo solo in seguito secondo necessità.

Nell’era digitale gli strumenti di gestione Cloud sono premiati dal  mercato, e sarebbe sbagliato credere che il loro utilizzo sia appetibile solo per le PMI.

Con il tempo anche le grandi aziende hanno trovato funzionale gestire online i loro strumenti di management, snellendo così la struttura informatica delle loro organizzazioni.

Questo tuttavia non ha significato che lo spazio per e professionalità IT si sia ridotto, infatti i software più avanzati consentono modifiche ed integrazioni avanzante da apportare sulla struttura di base, allo scopo di adattarsi meglio alle esigenze di aziende con necessità specifiche non presenti nella versione standard.

Mobile e connettività

Un altro dei vantaggi della connettività Cloud è quello dell’accessibilità. Infatti, un database cloud è sempre accessibile online attraverso l’uso di credenziali e applicazioni specifiche.

Ciò consente di poter inviare, modificare e accedere ad informazioni molto importanti anche lontano dai luoghi di lavoro, l’unica cosa necessaria sarà un dispositivo (Smartphone, tablet, PC) ed una connessione ad internet, consentendo anche attività di smartworking.

Alcuni esempi di utilità pratica:

  1. i dipendenti potranno controllare in qualsiasi istante i loro turni ed inviare le più svariate segnalazioni (ad esempio informando di un problema intercorso nelle line di produzione).
  2. I commerciali sul territorio potranno consultare le informazioni in CRM riguardanti i loro clienti della giornata.
  3. Il personale in trasferta potrà fotografare le ricevute ed inviarle con le app per la notifica delle spese.
  4. Gli amministrativi potranno inviare notifiche ai dipendenti, i manager potranno esaminare analitiche, report e budget in qualsiasi momento.
  5. Gli esempi sono praticamente infiniti

I dati inoltre, anche se accessibili da qualsiasi dispositivo, sono al sicuro grazie a protezioni cifrate e sistema di crittografia, ed i profili che possono accedere al Cloud sono vincolati da un sistema di permessi (I dipendenti non potranno accedere alle stesse opzioni di un manager).

Inoltre, I software vengono sempre aggiornati per rispondere alle ultime norme in fatto di protezione dei dati e privacy (liberando l’azienda da questa preoccupazione).

Cloud, Accessibilità e Connettività, sono le nuove opportunità offerte dall’era digitale per rispondere alle richieste del management.

Ora tocca ai manager approfittarne. Contattaci per sapere come.

0916702977

Laurea in Scienze Filosofiche e Master di II livello in “Gestione e Sviluppo delle Risorse Umane” presso l’Università degli Studi di Palermo. Esperto di rapporti sistemici tra le persone. Il “Lavoro” è senza dubbio uno dei rapporti più importanti e significativi della vita umana e per questa ragione ha fatto del mondo HR un’area di sviluppo personale e professionale. In SDI si occupa di dello studio dei sistemi digitali a supporto dei processi HR e della customer satisfaction dei clienti.