* di Roberto Braj

Sai che molti software HR possono integrare anche funzioni molto diverse tra loro, come il payroll e la firma digitale?

Presenteremo qui alcune opzioni per l’interscambio interscambio dati tra diversi software al fine di velocizzare i processi aziendali.

Strumenti aziendali in connessione

Nei nostri articoli abbiamo spesso parlato della digitalizzazione delle classiche funzioni HR, ovvero: anagrafica, gestione dei turni, formazione, performance e così via.

Esistono però altre importantissime funzioni pratiche che non sono disponibili in tutti i software sul mercato, ad esempio perché si occupano specificatamente e approfonditamente di un determinato ambito.

Gli sviluppatori dei software, anche quelli specializzati, sono consci però delle numerose necessità di responsabile HR. Per questa ragione, i software sono costruiti per consentire la connessione delle proprie funzioni con quelle di altri strumenti digitali, e lo scambio tra i dati contenuti nei diversi software.

Queste sono possibili in genere per mezzo di “Chiavi API”, ovvero “Application Programming Interface”, che consentono implementazioni semplificate da parte degli IT.

Lo scambio dei dati nei software HR non avviene soltanto tramite l’integrazione per mezzo di API, ma è anche possibile esportando ed importando i dati dei file, ad esempio xls, csv, pdf.

Ciò risulta molto utile per quelle aziende che hanno sempre gestito le loro informazioni tramite fogli Excel, infatti ciò consente di far coesistere e\o collaborare le due procedure quando necessario.

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Un esempio di integrazione software: il Payroll

 Una delle funzioni amministrative semplificate dalla digitalizzazione è quella del payroll. I software HR non sempre si occupano direttamente delle buste paga, in quanto essa è un’operazione specifica già ricoperta da software attrezzati e strutturati per questa operazione o dei consulenti del lavoro.

Tuttavia i software HR spesso hanno la facoltà di interfacciarsi con questi strumenti, operando un doppio scambio, ad esempio trasmettendo i dati di anagrafica necessari agli strumenti di payroll (velocizzando il processo), e viceversa, raccogliendo le informazioni e lo storico delle retribuzioni nei profili in anagrafica.

Gli strumenti HR possono raccogliere dati dagli strumenti di payroll per convertirli in cedolini digitali sempre aggiornati ed immediatamente consultabili da parte dei dipendenti.

Oltre a ciò, i servizi digitali HR offrono anche opzioni di esternalizzazione del payroll, usando i dati degli strumenti per la gestione delle risorse umane, ad esempio raccogliendo dati utili per calcolare il premio negli elementi variabili retributivi.

Scambiare dati con strumenti per elaborazione delle buste paghe risulta molto importante anche per tenere conto dei progressi pensionistici dei propri dipendenti elaborando così in anticipo strategie per rispondere al turnover fisiologico.

In Soluzioni d’Impresa abbiamo maturato molte competenze su come integrare informazioni tra differenti fonti aziendali, per una maggiore efficienza dell’organizzazione.

Altre funzioni integrabili

I software di gestione HR meno strutturati spesso non offrono alcuni funzioni considerate alle volte accessorie, o comunque solitamente demandate a software specifici adibiti allo scopo.

Tra le altre opzioni utili sono spesso presenti i seguenti strumenti:

  1. recruiting, i software meno strutturati spesso non offrono questa funzione, ma offrono la possibilità di integrarli
  2. lavoratori somministrati, con la possibilità di interfacciarsi con le maggiori APL
  3. i modelli contrattuali, in modo da generare modelli sempre pronti all’uso
  4. la firma digitale, per sottoscrivere ed inviare immediatamente documenti all’interno del sistema
  5. il CRM, per la gestione dei clienti all’interno dei timesheets.

Esistono anche altre possibilità e tendenzialmente tutti i software hanno la possibilità di effettuare integrazioni tramite API per le più svariate funzioni.

Anche nel caso di un software particolarmente strutturati e ricchi di funzioni, un’azienda potrebbe comunque optare per l’utilizzo di un software terzo per svariate ragioni:

–Nel caso di recente introduzione del software HR si potrebbe scegliere di utilizzare il nuovo strumento parallelamente ad altri già usati in precedenza,  in modo da rendere graduale il passaggio alla novità e facilitare così l’adattamento dei dipendenti.

Oppure

-Si potrebbe scegliere di continuare ad usare un determinato strumento accanto al nuovo software HR perché se ne preferiscono le funzionalità, oppure perché il vantaggio effettivo non viene giudicato tale da dover giustificare una momentanea riduzione dell’efficienza organizzativa, dovuta alla non familiarità con il nuovo strumento.

Questo genere di connettività e duttilità è l’ideale per far adattare progressivamente i dipendenti ai nuovi sistemi, ed in generale risponde alle esigenze di adattabilità contestuale richieste ad ogni azienda moderna.

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* Laurea in Scienze Filosofiche e Master di II livello in “Gestione e Sviluppo delle Risorse Umane” presso l’Università degli Studi di Palermo. Esperto di rapporti sistemici tra le persone. Il “Lavoro” è senza dubbio uno dei rapporti più importanti e significativi della vita umana e per questa ragione ha fatto del mondo HR un’area di sviluppo personale e professionale. In SDI si occupa di dello studio dei sistemi digitali a supporto dei processi HR e della customer satisfaction dei clienti.