* di Roberto Braj
Vorresti che la comunicazione interna alla tua azienda fosse semplice e funzionale?
Sei stanco di dover ricorrere ai programmi di messaggistica istantanea per dover gestire delicate questioni di lavoro?
Se la tua risposta a queste domande è “sì”, gli strumenti digitali di team working possono aiutarti per queste esigenze.
Al giorno d’oggi le aziende hanno molte sfide da affrontare: competitor agguerriti, trasformazioni tecnologiche repentine, fluttuazioni dei mercati.
Per rispondere in modo efficace a queste ed altre importanti questioni, è necessario agire in modo coeso e sapere di far parte di una squadra solida pronta a coprirci le spalle per rispondere alle avversità.
“Il portale aziendale” è uno strumento utile a creare team working, connettività e facilitazione dei processi organizzativi.
In Soluzioni d’Impresa abbiamo maturato molte competenze su come creare semplici ed efficaci portali interni alle organizzazioni per una migliore comunicazione e condivisione di informazioni.
Facilitazione dei processi
Grazie alle piattaforme digitali è possibile accedere a molte utili funzioni, e le varie offerte sul mercato offrono svariate possibilità anche per quanto riguarda i portali aziendali.
Ogni software ha le sue caratteristiche, ma tendenzialmente vi è un elemento in comune, ovvero la possibilità di accedere alle banche dati connesse della piattaforma HR (anagrafica, report aziendali, budget, archivi dei documenti, etc).
Ciò significa che anche nella pagina del portale aziendale sarà possibile visionare questi dati, condividerli con i colleghi ed essere sempre aggiornati e consci dei processi nel pieno del loro sviluppo.
Condividendo informazioni sull’andamento generale dei processi, i dipendenti sono più coinvolti e connessi con le scelte e le prospettive dell’impresa per cui lavorano.
Ci sono ovviamente tutta una serie di altri vantaggi immediatamente utili e pratici. I dipendenti, grazie al portale aziendale hanno la possibilità di trasferire facilmente documenti, inviare notifiche, e programmare riunioni. Questo consente anche di aumentare l’efficienza e la collaborazione anche tra aree non immediatamente contigue nell’organigramma.
Si possono condividere calendari e task lists, inoltre è possibile cercare i profili dei propri colleghi anche navigando organigrammi interattivi.
Sul mercato vi sono software che permettono una grande capacità di personalizzazione del portale aziendale: ogni profilo, in base al ruolo e permessi concessi, potrà personalizzare la pagina iniziale.
Alcuni software usano a questo scopo dei widget (componenti grafici dell’interfaccia utente), in modo da offrire una visione d’insieme di tutte le informazioni necessarie già immediatamente dopo l’accesso, per mezzo di scorciatoie.
Sono presenti anche le fondamentali funzioni per le notifiche e le comunicazioni, sia automatizzate che da parte dello staff. Il portale potrà anche essere utilizzato per lo scambio di documenti tra collaboratori, per le conversazioni, per la condivisione di pagine informative e collegamenti internet.
Utile a questo scopo è la funzione per esportare ed importare il calendario degli impegni verso il proprio account personale di google, outlook o sul proprio smartphone.
Per i manager, il portale aziendale può essere molto utile come strumento di raccordo di informazioni da condividere con gli interessati prima di una riunione.
Grazie al portale aziendale, le iniziative del management sono immediatamente comunicabili al personale interessato, con tutti i dati e la reportistica necessaria resa immediatamente disponibile in modo automatizzato.
Rafforzare la squadra
Ma i portali aziendali possono essere qualcosa di più che uno strumento per facilitare i processi aziendali.
Sono anche strumenti di coesione che aiutano a facilitare la connettività personale e di conseguenza i rapporti e la collaborazione tra colleghi anche di reparti differenti.
Possono essere utilizzati ad esempio anche per momenti informali di comunicazione e per condividere tra colleghi degli eventi non necessariamente professionali.
I portali hanno sempre una “pagina iniziale” (front-page) in cui il dipendente può visionare informazioni condivise con i colleghi messaggi, oltre a progetti, ed altre informazioni utili.
Queste pagine spesso sono molto personalizzabili, con la possibilità di inserire il logo dell’azienda, cambiare il font, colori, liste, tavole, collegamenti ipertestuali, foto, emoticon. L’accesso alla pagina iniziale è disponibile anche dalle app mobile.
Oltre al calendario di lavoro, si possono segnalare eventi, compleanni, incontri, manifestazioni, celebrazioni, ed altri importanti momenti di condivisione non strettamente professionali ma utili alla coesione interna dell’azienda.
Risultati concreti:
In breve, con i portali aziendali potrai:
- Avere tutti i dati aziendali reperibili ed allegabili in ogni messaggio
- Condividere le informazioni sui tuoi dispositivi
- Facilitare la connettività tra dipendenti, aumentando le performance aziendali e riducendo i tempi morti (ad esempio nello scambio di documenti)
- Inviare comunicazioni e notifiche da parte dei manager
- Aumentare la coesione interna grazie alla comunicazione e condivisione di momenti informali
Ora tocca ai manager approfittarne. Contattaci per sapere come.
* Laurea in Scienze Filosofiche e Master di II livello in “Gestione e Sviluppo delle Risorse Umane” presso l’Università degli Studi di Palermo. Esperto di rapporti sistemici tra le persone. Il “Lavoro” è senza dubbio uno dei rapporti più importanti e significativi della vita umana e per questa ragione ha fatto del mondo HR un’area di sviluppo personale e professionale. In SDI si occupa di dello studio dei sistemi digitali a supporto dei processi HR e della customer satisfaction dei clienti.
