di Milvia Averna* – Oggi si aprla di come scrivere email di lavoro. La posta elettronica, nel decennio 2000 – 2010, ha sostituito la carta nelle comunicazioni personali, commerciali e professionali, in quasi tutto il mondo. In Italia, a fare resistenza è stata soprattutto la pubblica amministrazione che, del moltiplicarsi dei passaggi e dei ruoli, anche se oggi la situazione è molto cambiata. Adesso, nel mondo di whatsapp, skype, teams, etc. non bisogna dimenticare che le email sono ancora uno strumento di lavoro centrale e per niente secondario, quindi ripassiamo un po’ le basi.
Come scrivere una mail? Il fatto che tutti o quasi usino la posta elettronica, non significa che chiunque sappia scrivere una mail. Tecnicamente l’apertura di un account, l’attivazione di una connessione ad internet ed il settaggio dei parametri di un client sono il primo ostacolo. In questo caso chi non riesce a far da sé non ha remore a rivolgersi ad un tecnico specializzato.
Diversamente, per la forma di scrittura in pochi hanno l’umiltà e l’obiettività di non dare sempre per buona la prima. L’abitudine di rileggere ciò che si è scritto per vedere se “fila”, e se quindi il concetto giunga lineare a chi legge, dovrebbe diffondersi come un’epidemia tra chiunque si avvicini ad una tastiera. Eppure non è sempre così. Gli errori di grammatica e di analisi logica sono dietro l’angolo non solo quando a scrivere è una persona di media istruzione ma anche quando chi digita ha il titolo di dottore.
Come se, le scuole elementari e medie siano state l’unica chance nella vita di acquisire le basi della grammatica e non ci siano ore del proprio tempo da adulti, abbastanza libere per curare le proprie carenze di forma. Si va dal maestro di tennis per migliorare il rovescio, è di moda fare corsi di cucina per essere all’altezza anche ai fornelli, però in pochi prendono in considerazione l’idea di lavorare sul proprio stile di scrittura o di consultare un professionista per ottimizzare la forma delle proprie idee.
Come è evidente già dalla parola in sé, la comunicazione è principalmente un mezzo, cioè un ponte, un tramite. Per indirizzarla vanno chiariti quindi i destinatari e la portata del messaggio. Differenti i campi, differenti gli stili ognuno con una taratura diversa ed efficace, da cucire di volta in volta, caso per caso. Alcune regole auree però valgono per tutti.
La grammatica è sacra non c’è tastiera qwerty, per quanto stretta e scomoda sia, né T9 che valga una scusa. Nessuno si senta giustificato. Le “acca” vanno messe quando servono, così come gli accenti e gli apostrofi hanno il loro valore. Tra gli errori più comuni, infatti, ci sono ancora le è verbo, confuse con le e congiunzione e viceversa, la a senza “h” per indicare il verbo, ma anche “qual è” scritto con un improvvido apostrofo tra le due parole oppure “una” prima di un sostantivo femminile abbreviato senza apostrofo o al maschile scritto con l’apostrofo. Il congiuntivo è, anche negli sketch comici, il nemico numero uno di chi parla e di chi scrive. La doppia “z” prima di “ione” fa sempre storcere il naso, così come “ma” e “però” messi insieme e a seguire, nella stessa frase.
Questi errori sono da evitare in ogni testo e non solo nella posta elettronica. Un accorgimento invece specifico, riguarda i destinatari. Non è buona norma, infatti, mettere in chiaro i molteplici indirizzi di posta elettronica a cui si invia un testo standard. Vanno di regola in “ccn”, salvo quando l’informazione serva ad uno stesso team di lavoro già identificato o gruppo di amici, ad esempio gli invitati ad una gita, dove può essere utile che ciascuno intervenga rispondendo a tutti.
La punteggiatura è una delle aree gnoseologiche meno frequentate. Le virgole hanno una funzione che si intuisce proprio quando si rilegge ad alta voce un testo. Servono a fare una pausa e a scandire il senso di una frase. I punti interrogativi indicano solo una domanda. Quando sono usati in un numero superiore ad uno, o per esprimere uno stato d’animo, sappiate che, a meno che non siate liceali o proprio scolaretti, state facendo una scortesia a chi vi legge.
Peggio ancora i punti esclamativi. Essi indicano la forma imperativa. Intendete comandare a qualcuno qualcosa? Se è sì usateli pure, ma uno alla volta. La tentazione di aggiungerne più di uno può essere sostituita benissimo da un insulto, che è più diretto e fa lo stesso effetto, o da qualche pugno ad un pungi ball per sfogare i vostri nervi in maniera meno nociva al prossimo.
Al di là, quindi, dei misunderstanding comunicativi che può provocare una forma scorretta, c’è anche in ballo l’immagine e la credibilità di chi scrive nella stesura di una mail che, se fatta male, può vanificare gli sforzi e gli investimenti compiuti in altri campi pubblicitari o di costruzione di pubbliche relazioni.
Chi non ricorda la pubblicità dell’uomo perfettamente vestito e puntuale che viene squalificato per un calzino bianco? Un “a me mi” o un “se potrebbe” possono distruggere la reputazione del più grande imprenditore o professionista. Chiaro, sempre e solo che, chi ascolta conosca la differenza. Ma nessuno vuol vivere in un mondo di barbari che hanno dimenticato le buone maniere e la forma.
Rileggere un testo che si invia a qualcun altro, perfezionando eventuali errori, è, dopotutto, un segno di rispetto, come lavarsi, indossare abiti decorosi e puliti e stringere la mano o ricambiare un saluto, anche quando si tratta di rapporti confidenziali.
Perfezionare lo stile di scrittura e comunicazione è possibile, ci vuole solo volontà e un professionista in grado di farlo. Ricorda alla volte serve una mail formale e altre volta una mail informare!
Anche questo fa parte del necessario possesso di specifiche competenze che consentono di svolgere bene un compito! Le tecniche di scrittura rientrano tra i corsi che SDI realizza.
Milvia Averna
*Milvia Averna, laureata in Relazioni internazionali e Scienze politiche è giornalista e addetta stampa, titolare di Idee inForma, agenzia palermitana di scrittura e comunicazione. E’ appassionata e devota della lingua italiana. E’ consulente per la comunicazione di Sdi e cura il cordinamento editoriale di Sdi Magazine.
