Numeri e informazioni: l’importanza in azienda
Uno degli errori che si fanno con maggiore frequenza è quello di mettere sullo stesso piano i dati e le informazioni, senza sapere che, in realtà, le seconde sono una diretta conseguenza dei primi e sono i veri mattoni con cui manager ed imprenditori dovrebbero costruire le loro decisioni manageriali.
Chi si occupa di management aziendale è continuamente bombardato da un flusso ininterrotto, incoerente e disordinato di informazioni e dati che provengono dai vari rami produttivi e amministrativi.
In ambito aziendale, i dati sono semplicemente dei numeri, sicuramente dotati di un proprio valore ma il cui significato è soggetto a diverse interpretazioni. Ecco, quindi, che il consulente deve contestualizzare i dati e trarne le informazioni più pertinenti.
Cercando di trovare una definizione complessiva di dato e di informazione, si può dire che quest’ultima è il numero nel suo contesto.
Organizzare le informazioni significa, innanzitutto, organizzare i dati, archiviarli e memorizzarli secondo un criterio definito: il consulente deve conoscere il database e i suoi principi, solo così può ottenere le informazioni corrette ed utili a garantire un vantaggio all’azienda.
La raccolta dei dati è alla base di qualsiasi sistema manageriale: statistiche, risultati di esercizio e di produzione sono solo una minima parte dell’enorme mole di numeri che ciascuna azienda si trova a elaborare per dare alla propria gestione un senso compiuto e coerente.
Ovviamente, la raccolta dei dati numerici dev’essere fatta seguendo criteri logici e, soprattutto, facendo in modo che questi possano tornare utili successivamente per creare una strategia aziendale tout-court.
Gestire l’enorme mole di numeri che derivano dalle rilevazioni aziendali è molto difficile: è necessario effettuare una raccolta costante, aggiornare e sintetizzare i risultati nei database, prendendo in considerazione esclusivamente quelli che, in realtà, possono tornare utili. E’ un lavoro che richiede tempo, pazienza, ma soprattutto una grande conoscenza del settore: i professionisti che possono aiutarvi nella gestione dei numeri sono dei consulenti con una formazione economica aziendale notevole alle spalle, capaci di programmare una strategia sul breve/medio/lungo periodo.
La raccolta dei dati è, probabilmente, la parte più complessa di questo lavoro: è necessario avere un sistema in grado di recepire in un’unica soluzione tutti i risultati secondo un principio periodico stabilito dall’entourage aziendale. E’ inutile effettuare la raccolta sporadica dei dati, perché per ottenere un quadro chiaro e concreto è necessario che ci sia una continuità temporale ben marcata. Solitamente le aziende operano su base trimestrale o semestrale, sono più rari i casi in cui le aziende chiedono ai consulenti l’elaborazione mensile dei dati: questo avviene principalmente nei momenti in cui l’azienda è nel pieno di una riorganizzazione e ha necessità di avere un quadro della situazione ben preciso per migliorare la sua gestione, conoscendo le criticità e i punti di forza.
L’elaborazione dei numeri e la trasformazione in informazioni
Dopo aver effettuato la raccolta e la sintesi dei dati numerici risultanti dall’attività aziendale, il consulente inizia la fase di trasformazione, ossia decifra i numeri in informazioni fruibili da tutti. E’ un lavoro statistico ed analitico di massima attenzione, che deve considerare non solo i risultati numerici del periodo in corso ma deve rapportarli a quelli precedenti, anche in riferimento a concorrenti e medie di mercato, per poter dare un quadro esaustivo. Per questo motivo si rivela particolarmente importante l’assunzione di un sistema informatico e telematico che aiuti a mantenere aggiornati i dati raccolti, con la possibilità di creare storici e archivi per l’utilizzo futuro.
In che modo l’elaborazione dei numeri e la trasformazione degli stessi in informazioni può aiutarvi nella gestione aziendale? Si possono fare mille esempi in tal senso, dal momento che qualsiasi attività che si svolga all’interno dell’azienda può essere sintetizzata dai numeri.
Uno dei più classici esempi in tal senso riguarda il numero di ore lavorate relazionato ai risultati di produzione. La sola analisi del numero di ore non è in grado di fornire alcun tipo di informazione utile per capire in che modo l’azienda ha operato nel periodo di riferimento, così come la sola analisi de risultati di produzione non è sufficiente per capire l’andamento dell’azienda, giacché restituisce un risultato parziale e non fruibile. Il rapporto, invece, può dare ottime informazioni per capire in che modo è cambiata, se è cambiata, la produttività della vostra azienda e quali possono essere stati i fattori determinanti in tal senso, sia in positivo che in negativo.
Se il consulente vi fa notare che pur avendo registrato un monte ore lavorativo del tutto simile al periodo precedente la produzione ha subito un decremento, evidentemente c’è stato qualcosa che non ha funzionato e che dev’essere modificato.
L’analisi e l’interpretazione dei dati sono una parte importante del valore aggiunto di un consulente, che vi aiuta ad avere una gestione lineare e sempre controllata, indispensabile nel campo delle Piccole e Medie Imprese, dove anche i più piccoli cambiamenti possono avere grandi influenze.
