di Gaetano Pitarresi*
Fatturazione elettronica e dematerializzazione sono due argomenti strettamente connessi.
Parlare di dematerializzazione potrebbe apparire retorico in un’epoca in cui i documenti formati in maniera “analogica” rappresentano una rara eccezione. Ma allora perché si ricorre alla stampa quando la formazione dei documenti avviene esclusivamente mediante sistemi di elaborazione elettronica?
Nei nostri messaggi di posta elettronica leggiamo e scriviamo frasi del tipo “Rispetta il tuo ambiente, Conservami digitalmente!”, ma siamo tutti consapevoli di non prestare la necessaria attenzione a questa problematica, tanto ovvia quanto rilevante.
Materializzare un documento, renderlo tangibile, è purtroppo un vecchio retaggio culturale che nell’epoca dei “nativi digitali” paradossalmente è ancora difficile da sradicare.
Ma se l’approccio etico della sostenibilità ambientale non sempre sortisce l’effetto sperato ecco che quello economico viene presto in nostro soccorso: quanto costa gestire un documento cartaceo?
Ogni anno le aziende sprecano tonnellate di carta a causa delle cattive abitudini degli impiegati, di procedure organizzative obsolete o di sistemi informativi carenti.
Negli uffici italiani si stampano ogni anno circa 240 miliardi di pagine, di cui il 20% per errore. Uno spreco corrispondente all’emissione di 4 milioni di tonnellate di CO2 e all’abbattimento di oltre 20 milioni di alberi, che costa alle imprese il 6% circa del proprio fatturato.
Uno spreco di risorse a cui si può far fronte attraverso l’archiviazione elettronica dei documenti.
Archiviare elettronicamente i documenti significa produrre, gestire e utilizzare files informatici e non più carta, con un notevole risparmio di costi per le imprese.
Ad esempio, considerando tutte le voci di costo relative alla gestione della fatturazione, digitalizzando il ciclo attivo e il ciclo passivo, i costi di gestione di una fattura si ridurrebbero dell’80% circa.
Naturalmente se queste considerazioni sono valide per le imprese devono esserlo, e probabilmente con un effetto assai “amplificato”, anche per le Pubbliche Amministrazioni.
Con il decreto sull’obbligatorietà della fatturazione elettronica verso la PA, che ha mandato in pensione la fattura cartacea, obbligando le PP.AA. ad adottare la fattura elettronica, si è arrivati finalmente a fissare i paletti di un iter partito con la Legge Finanziaria 2008.
Grazie all’introduzione della fatturazione elettronica verso la PA si possono ottenere risparmi diretti di oltre 1 miliardo di euro l’anno (se consideriamo solo gli impatti interni alle PA) e circa 1,6 miliardi di euro l’anno, considerando anche i potenziali effetti positivi sui fornitori della PA stessa.
E se in seguito a quest’obbligo la fatturazione elettronica fosse estesa a tutte le relazioni tra gli attori economici del Paese (sia tra le imprese, che tra queste e la PA si potrebbero recuperare circa 60 miliardi di euro di risparmi complessivi per il Sistema Paese.
E al di là dell’aspetto puramente economico, i vantaggi della fatturazione elettronica, e più in generale della dematerializzazione, sono assai numerosi. Si pensi ad esempio alle possibilità di archiviazione, di ricerca e di riproduzione immediata e infinita dei documenti.
Ma allora quali sono allora gli ostacoli alla diffusione della dematerializzazione? Il primo ostacolo è certamente di tipo psicologico: forse non siamo culturalmente preparati all’immediato o al completo abbandono della carta, un prodotto che ha accompagnato l’uomo per millenni e che è profondamente radicato nel vivere sociale di ciascuno di noi. Il secondo invece è di tipo attitudinale: non tutti siamo disposti a utilizzare in maniera ottimale i prodotti e le tecnologie che i progressi dell’informatica mettono a nostra disposizione.
Inevitabilmente, però, la logica del profitto, dell’efficienza organizzativa e, forse, anche quella della sostenibilità aziendale, favoriranno quel cambiamento continuo che farà prevalere col tempo il nuovo processo culturale della gestione elettronica dei documenti.
* Gaetano Pitarresi
Laureato in Scienze della Comunicazione, si occupa da oltre quindici anni di marketing e organizzazione commerciale per diverse aziende strutturate anche a livello nazionale.
Nel recente passato ha maturato una discreta esperienza nelle tematiche inerenti la gestione documentale e la conservazione sostitutiva dei documenti, avendo ricoperto il ruolo di Sales & Marketing Manager per imprese specializzate nel settore.
Co-founder e socio di Linking S.r.l., società specializzata in consulenza strategica e formazione continua, partner di SDI-Soluzioni d’impresa, ricopre oggi il ruolo di responsabile dell’area formativa e di consulente e docente per la sicurezza sul lavoro presso diverse aziende clienti su tutto il territorio nazionale.
