Migliorare l’efficienza delle imprese
Una corretta gestione documentale è un obiettivo imprescindibile per migliorare l’efficienza delle imprese. Divisioni per categoria, ordine cronologico impeccabile, articolate strutture ad indice e software di ultima generazione sono indubbiamente degli strumenti validi di cui avvalersi per avere sempre l’informazione giusta al momento giusto. Tuttavia qualsiasi sistema, per quanto innovativo, efficace e supportato dalle migliori tecnologie, può funzionare unicamente se tutto il personale coopera e lavora assiduamente in gruppo per farlo funzionare.
Andiamo ad analizzare quali azioni possono contribuire a sviluppare un proficuo spirito di collaborazione tra i lavoratori, sensibilizzarli e motivarli per raggiungere il comune obiettivo.
Le azioni devono tendere a sviluppare un sistema di comunicazione rapida e diretta e potenziare le strategie collaborative, essenziali per agevolare il lavoro di gruppo
Ogni qualvolta le organizzazioni crescono e divengono più complesse (potremmo fare l’esempio del passaggio da micro a piccola impresa, o da piccola a media impresa), la distanza tra gli alti dirigenti ed il nucleo operativo cresce in modo esponenziale. Sistemi formali articolati vengono applicati per gestire il crescente flusso di informazioni complesse e per segnalare eventuali deviazioni dagli standard e dagli obiettivi stabiliti. Solo una piena condivisione delle informazioni consente invece di mantenere l’operato dell’organizzazione ad un livello ottimale. Tutto il personale, a qualsiasi livello (dipendenti, collaboratori, quadri, manager) dovrebbero possedere un’informazione quanto più completa sulle attività aziendali, sugli obiettivi di breve-medio periodo, per gestire velocemente i dati e servirsene in modo fruttuoso.
Le imprese sono sottoposte a continue sollecitazioni da parte del mercato e dei suoi attori e devono organizzarsi per rispondere nel migliore dei modi alla competizione, utilizzando le risorse efficientemente e far fronte ai cambiamenti ambientali. Per ottenere un significativo vantaggio competitivo e rispondere adeguatamente a sfide complesse, come la corretta gestione documentale, è essenziale che tutta la forza lavoro sia dotata di informazioni e contribuisca allo sviluppo di una strategia pertinente. Tutto il personale deve concorrere a identificare bisogni, possibili soluzioni, partecipare al processo decisionale e apportare il proprio know how al gruppo di lavoro.
Valorizzazione dei ruoli e miglioramento continuo.
Un’organizzazione fortemente centralizzata, che si aspetta il personale esegua meccanicamente le mere disposizioni che gli vengono impartite, potrà al massimo ottenere che i dipendenti facciano ciò che viene loro chiesto. Ciò avviene, in gran parte dei casi, senza alcuna profonda condivisione coi colleghi, scarso spirito collaborativo, pochissima assunzione di responsabilità, nessuna immedesimazione nei bisogni vitali dell’impresa. Insomma, senza nessuno di quegli elementi che vanno a costituire una relazione win-win, dove in qualsiasi azione è implicito un vantaggio reciproco.
Un sistema di gestione documentale, così come altre vitali funzioni aziendali, procede bene solo se tutti decidono di cooperare e farlo funzionare. Perché ciò avvenga, sensibilizzazione e motivazione sono fattori imprescindibili di successo. Una corretta valorizzazione dei ruoli implica invece discrezionalità e responsabilità, permette che le persone facciano uso della capacità di giudizio e della propria abilità, collaborino reciprocamente e condividano le proprie hard e soft skills per ottenere un risultato o raggiungere un obbiettivo comune. I dipendenti vanno quindi incoraggiati a risolvere le problematiche, a contribuire all’implementazione dell’organizzazione e a sfide cruciali per il futuro aziendale come la gestione documentale. Per favorire questo approccio mentale è opportuno talvolta chiedere l’ausilio di consulenti esterni specializzati sia nel campo dell’organizzazione aziendale che nell’ambito della gestione del personale, per imprimere un cambio di marcia rilevante nel più breve tempo possibile.
Le persone dell’organizzazione devono avere consapevolezza delle leve che regolano l’intero progetto di gestione documentale; di come i vari rami dell’impresa interagiscono gli uni con gli altri e con l’ambiente esterno. Questo approccio mentale minimizza le barriere all’interno dell’azienda, favorisce il lavoro di gruppi uniti e coesi, fa sì che ogni persona fornisca un contributo apprezzabile nell’ambito di un’organizzazione che diventa un posto ideale per creare una rete di relazioni che permetta a tutti di sviluppare il proprio potenziale. Collaborazione e interazione diventano così i momenti determinanti per lo sviluppo delle proprie competenze, non in chiave individualistica bensì nell’ottica di una crescita reciproca.
Creare network collaborativi e investire nella formazione, sfide irrinunciabili per creare gruppi solidi che lavorino ad una corretta gestione documentale
La possibilità di disporre di più fonti di informazioni è un pilastro importante della partnership con individui che operano in ambiti diversi dell’organizzazione, ma che dovranno lavorare assieme per sfidanti obbiettivi comuni, come la costruzione di un eccellente sistema di gestione documentale. Costruire network collaborativi ed instaurare relazioni sociali proficue è importante tanto per aiutare gli altri colleghi a risolvere i propri problemi che per trarne un vantaggio personale in termini di risparmio di tempo e qualità del lavoro.
Nel mercato attuale aggiornamento e sviluppo continuo di nuove competenze sono basilari per avere successo e dedicarsi proficuamente ad attività interne complesse come archiviazione, indicizzazione, categorizzazione dei documenti aziendali. Da qui l’importanza di investire risorse nella formazione, anche rivolgendosi a società di consulenza esperte del settore. Il ritorno sull’investimento si rivelerà decisamente premiante già sul breve-medio periodo.
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