Chi lavora nel ramo della formazione aziendale e del coaching ricorda ai clienti come sia “meglio prendere decisioni imperfette piuttosto che essere alla continua ricerca di decisioni perfette che non si troveranno mai”. Questa massima è di Charles De Gaulle, Presidente della Francia, di cui si è fatto tesoro nel mondo aziendale. Mai stare fermi in attesa che tutte le caselle siano al posto giusto.

Il mondo, il mercato vanno avanti veloci e non si può rimanere fermi! Fare, fare bene e subito cercare di trovare come fare un altro passo in avanti. Parliamo di miglioramento continuo.

Parliamo di Kaizen (改善) che è la parola giapponese per  “miglioramento”. Nel business, kaizen si riferisce ad attività che migliorano continuamente e coinvolgono tutti i dipendenti dal CEO all’ultimo assunto. E’ un approccio che si può applicare a tutti i processi aziendali e non solo nelle aziende manifatturiere. Il kaizen è stato applicato con successo nella logistica, acquisti, sanità, psicoterapia, life-coaching, pubblica amministrazione, banche etc. etc.

Mai essere sazi, perché non si finisce mai di imparare, di migliorare e di fare carriera. E’ la ricerca del miglioramento continuo ciò che rende una Persona qualcosa di speciale agli occhi dell’impresa. Nell’attuale contesto economico, è la volontà di apprendere, di stare sempre sul pezzo, di rimettersi in gioco e di ridiscutere un metodo individuale o di gruppo che porta ad ogni realtà imprenditoriale un valore aggiunto.

Il Kaizen usa molti strumenti e metodi. In questa sede ci soffermiamo sul kanban. Di cosa si tratta?

Kanban: significato, origine e obiettivi

Quando si parla di Kanban, ci si riferisce ad una tecnica della Lean Production, il cui scopo primario è quello di rendere effettivo il flusso dei materiali. Letteralmente, questo termine giapponese è cartellino: nello specifico, trattasi di un elemento del rinomato sistema Just in Time, dove si procede al nuovo approvvigionamento delle scorte gradualmente, sulla base del loro consumo. Questo cartellino, inerente al tipo di materiale impiegato per una determinata lavorazione, viene collocato sul contenitore di riferimento che nel momento in cui risulta vuoto, viene rifornito sulla base di un flusso dell’approvvigionamento in tempo reale. Così l’impresa non va incontro ai costi dovuti dagli stock di magazzino. In azienda, si sa, la sovrapproduzione è sinonimo di spreco. Sprecare non solo soldi, ma anche tempo, incide negativamente sulle prestazioni dell’intero sistema produttivo.
Configurazione e forme del Kanban
Uscendo dal mondo strettamente produttivo, si può affermare che l’impresa che adotta il kanban mira ad una circolazione delle informazioni secondo una metodologia sistematizzata che può essere sia interna (nell’impresa) che esterna (con i fornitori). Si evita così di fare affidamento su sistemi di programmazione della produzione di natura decisamente complessa ottenendo lo stesso risultati straordinari. Non è un caso, se gli addetti ai lavori classificano il kanban come il centro nevralgico della produzione nelle realtà che se ne servono. La gestione automatica quotidiana degli ordini lavorativi, sulla base di questa metodologia, garantisce la risoluzione delle varie criticità e lo sviluppo dei miglioramenti all’interno del sistema.

Kanban board. Tecnica alla portata di tutte le aziende. Vediamo come funziona.

Il focus del metodo in oggetto è la Kanban Board, una lavagna aperta e visibile ad ogni singolo membro dello staff, dove vengono presentate le fasi di lavoro. Per questioni di praticità, al posto della lavagna si può utilizzare anche una mobile app di project management. I compiti vengono inseriti tramite cartellino colorato, in modo che tutti possano vederli. La lavagna va divisa almeno in tre colonne. A sinistra, il backlog raccoglierà i cosiddetti compiti di coda; al centro, la colonna Work In Progress indicherà quelli in fase di lavorazione; infine, la terza colonna comprenderà i cartellini dei lavori conclusi. Insomma, la velocità e la semplicità del passaggio degli stessi cartellini dal lato sinistro a quello destro è indicazione dell’efficienza aziendale. Ogni cartellino che esce dallo schema, va analizzato per comprendere cause di rallentamento o inefficienza del processo..

E se un compito ha priorità estrema? Gli si dà il giusto risalto tramite le swimmiane, linee orizzontali o colonne volte a permettere allo staff di avere una panoramica immediata dei compiti da portare subito a termine, facendo passare in secondo piano tutto ciò che non è urgente.

Per concludere il discorso sul binomio Kanban – miglioramento continuo, lo scambio di feedback risulta imprescindibile. Per la serie, un meeting Kanban al giorno, elimina l’improduttività di torno.

Quali sono i vantaggi che di fatto il Kanban può apportare alle imprese?

Tra i benefici primari per una qualsiasi realtà imprenditoriale, possiamo indicare l’incremento drastico della flessibilità in risposta alle reali necessità della domanda, oggigiorno rappresentata da clienti sempre diversi e con esigenze sempre più uniche e diversificate. Anche l’eliminazione della sovrapproduzione consente di ridurre significativamente gli sprechi anche nelle società di servizi. Infine, si registra una maggiore completezza dell’integrazione all’interno della catena dei processi cha parte dai fornitori e termina ai clienti.

Conclusioni

Partendo dalla già citata massima di Charles De Gaulle “Meglio prendere decisioni imperfette che essere alla continua ricerca di decisioni perfette che non si troveranno mai”, è opportuno evidenziare come di metodi lavorativi e di sistemi perfetti nel mondo aziendale non ce ne siano. Si tratta di un lungo e continuo lavoro di miglioramento quotidiano, alla ricerca della perfezione che non arriverà mai.

Ogni realtà è diversa l’una dall’altra. Tuttavia, vale la pena soffermarsi sul fatto che il Kaizen abbia di sicuro tutte le potenzialità per migliorare il lavoro nel mondo delle imprese.

Il metodo Kanban ha successo non solo nelle imprese manifatturiere, ma anche nei gruppi di lavoro orientati a fare il classico salto di qualità. Nel team, i processi vengono costantemente migliorati. L’obiettino non è quello di arrivare ad un optimum (le decisioni perfette non esistono), ma lavorare di continuo e fare progressi.

Per migliorare insieme