Quattro fasi per acquisire un metodo di lavoro di successo.
Obiettivi per l’anno nuovo in azienda, parliamone! All’inizio di ogni nuovo anno, è frequente ritrovarsi ad annunciare a parenti, amici e colleghi di avere deciso di voler perseguire nuovi propositi, dichiarando massima volontà e perseveranza nell’ottenerli.
Iniziare una dieta, smettere di fumare, iscriversi in palestra: molti sono i progetti il 7 gennaio di ogni anno.
Se facciamo un’indagine fra tutti quelli che hanno annunciato propositi di questo genere, ci accorgiamo che
la gran parte di loro ha iniziato la dieta ma l’ha subito interrotta, che chi intendeva smettere di fumare probabilmente c’è riuscito per qualche ora e che chi intendeva scriversi in palestra, magari si è iscritto, pagando tre, sei, nove mesi o un anno intero di abbonamento ma ha smesso di andare, con la conseguenza di non aver ottenuto il beneficio di fare un’attività utile alla salute avendo sostenuto un costo in più.
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Tutto ciò succede, purtroppo, oltre che nella vita privata, anche a lavoro: spesso nelle organizzazioni si avviano degli obiettivi che poi, nel corso dei mesi, non riusciamo a perseguire. Ciò vale per le piccole cose e anche per i nostri progetti aziendali e d’impresa.
Qual è dunque la strada per raggiungere gli obiettivi che ci poniamo?
La strategia migliore consiste nell’articolare il pensiero e le azioni in 4 fasi fondamentali:
1) Dichiarare il proposito/obiettivo;
2) Agire per realizzarlo;
3) Completarlo;
4) Verificarne il risultato.
Ritornando agli esempi sopra menzionati, solitamente ci fermiamo alla prima fase o al massimo alla seconda, saltando completamente le fasi successive.
Le 4 fasi indicano la direzione da seguire e stimolano l’individuo a procedere fino al perseguimento dell’obiettivo prefissato. Essere consapevoli della loro esistenza e dell’importanza di percorrerle tutte e nei giusti tempi è fondamentale per raggiungere il successo del proposito.
Prima fase: dichiarazione del proposito/obiettivo
La prima fase è quella più facile da realizzare per aumentare le probabilità di successo in cui il proposito va dichiarato e scritto in modo da averlo sempre presente. Ciò favorisce l’avvio della seconda fase, ossia di passare dall’idea all’azione, con fiducia, ottimismo e perseveranza, al fine di poter dire a se stessi di fare di tutto per poter vivere con soddisfazione la terza fase, ossia quella del completamento.
Seconda fase: azione
È utile a tal proposito usare una griglia sulla quale tracciare le azioni compiute e lo stato d’avanzamento rispetto all’obiettivo prefissato. Tale verifica, in cui è possibile visualizzare i progressi, aumenterà la motivazione a continuare l’attività intrapresa perché vedrà concretizzarsi l’idea in realtà e quindi in successo.
La strada non è esente da imprevisti che bisogna essere sempre predisposti ad affrontare. Questi, una volta superati, aumenteranno sensibilmente la spinta ad andare avanti allontanando pertanto il senso di abbandono nel caso in cui il proposito stenti a concretizzarsi, infondendo nel contempo la fiducia nel proseguimento del percorso.
Una buona pratica è evitare di guardare al passato e a ciò che si è sempre fatto per non reiterare abitudini negative. Bisogna piuttosto proiettarsi verso una nuova consapevolezza che porta a tracciare il percorso da intraprendere per raggiungere l’obiettivo. I grandi scalatori di montagne guadano sempre alla vetta immaginando la strada e le varie tappe necessarie a raggiungere la cima. Delineare un percorso nella propria mente, quindi pianificare, permette di scomporre obiettivi che sembrano irraggiungibili in piccoli obiettivi specifici, misurabili, realistici e alla nostra portata e di proseguire dunque passo dopo passo, correlando tutte le azioni con una chiara direzione verso il fine ultimo, risparmiando in questo modo tempo ed energie.
Terza fase: completamento
Pensiamo di dovere affrontare una maratona di numerosi chilometri in cui dovremo correre per quattro ore. Il solo pensiero è mentalmente faticoso e l’obiettivo sembra inarrivabile. Proviamo a cambiare prospettiva e a definire dei micro obiettivi vicini tra loro e raggiungibili, dividendo il percorso in segmenti e fissando un tempo per raggiungere ogni tappa della nostra maratona. Correre 10 – 20 minuti è più incoraggiante e ragionevole di quattro ore di corsa. Fissare degli stadi intermedi, ci permette di misurare le nostre forze ed energie, di gestire il tempo e, attraverso il traguardo di micro obiettivi, di ritrovare di volta in volta la linfa vitale per proseguire verso la meta finale, cioè la realizzazione dei nostri progetti aziendali.
Assumere questa prospettiva significa abbandonare l’ottica dell’abbandono e dell’insuccesso per abbracciare dunque la tenacia e la fiducia nella realizzazione dei propri propositi. Una nuova esperienza che ci porrà nelle condizioni di guadare indietro per contare piccoli trofei intermedi, comprendere e imparare.
Quarta fase: verifica
Importante è dunque la quarta fase, quella della verifica, un viaggio a ritroso per ripercorrere le tappe e verificare le modalità che hanno portato al successo, gratificandosi con se stessi e analizzando allo stesso tempo i punti di miglioramento. L’aver tracciato dei micro obiettivi permette, infatti, di aggiustare e riformulare in corso d’opera il percorso adeguandolo alle proprie possibilità e capacità. Ciò consente dunque di trarre degli importanti insegnamenti, utili per le successive volte.
Tale processo diventa ancor più efficace se, quando ci si trova a iniziare un nuovo anno, una nuova sfida o un nuovo proposito, piuttosto che enunciare direttamente l’intenzione, si fa un passo indietro per verificare i presupposti necessari per poterlo perseguire, pianificando al meglio il tutto e creando quindi le condizioni affinché l’idea si trasformi in azione.
Raggiungere gli obiettivi a lavoro
In ambito lavorativo le 4 fasi vengono applicate nella metodologia PDCA – Plan, Do Check, Act – anche detta ruota di Deming dove le relazioni causa/effetto costituiscono l’essenza della gestione.
Fonte immagine: www.sophiq-software.com
PLAN: identificare l’obiettivo, analizzarlo, individuare le cause reali, definire e pianificare le attività da svolgere. Il problem setting appartiene a questa fase
DO: preparare e applicare le azioni pianificate. Il problem solving appartiene a questa fase.
CHECK: verificare i risultati delle azioni intraprese, confrontandoli con gli obiettivi.
ACT: se il check è stato positivo, standardizzare e consolidare introducendo le modiche nel ciclo produttivo. Se il check ha rilevato degli inconvenienti, preparare un nuovo ciclo Plan-Do-Check-Act.
Avere ben in mente il proposito consente di verificare se abbiamo predisposto correttamente i passi fondamentali al suo completamento e di poter gioire doppiamente: abbiamo raggiunto il nostro obiettivo e abbiamo acquisito un metodo che fungerà da stimolo per fissare nuovi traguardi e intraprendere nuovi percorsi, forti della precedente esperienza.
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